Excel在会计应用中的缺点和改进方法

　　缺点
　　（1）功能较少。由于Excel自身条件的制约，Excel账务处理系统的功能较少，只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心，因此，它仅适合中小企业使用。（2）专业维护较为困难。虽然源文件是开放性的，操作简单，维护方便，但对一些计算机应用基础较弱中小企业及其会计人员来说，没有技术人员的维护。在出现变化时很容易陷入困境，因此，Excel账务处理系统适合有一定计算机应用能力的中小企业会计人员使用。
　　改进方法
　　1、账簿的登记
　　设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即可，由于EXCEL不能复制形状不同的区域，所以我们要把收、付款凭证中的相关区域设置得和现金日记账中的相关区域一致，即要复制的单元格个数和目标单元格个数应一致。启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3，用户可以根据需要增减，我们可以把bookl重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该账簿的相关内容。
　　2、数据的保护
　　在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的，怎样才能避免非财务人员对数据的修改呢? EXCEL提供了多级数据保护功能，通过这些功能，你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据，设置打开权限的步骤为：（1）单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5）如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现有工作簿。
　　3、数据的共享
　　会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统一的工作薄上，与及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制的问题。具体实现方法如下：（1）由综合会计组的财会人员建立一个定制的工作薄（即账本），里面设计好各分会计组所需的相关工作表（即账页）框架。（2）将该工作薄设置为共享工作薄。这一步骤为后继操作做好准备，是实现数据合并和追踪数据来源的前提，设置共享工作簿的步骤为单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，“选择”允许多用户同时编辑，同时允许“工作簿合并”复选框，然后单击”确定”，出现提示时，保存工作簿。

随着社会经济和计算机技术的不断发展，企业会计信息化成为必然趋势。但是许多中小企业目前仍然拒绝使用财务软件，没有实现会计信息化。究其原因，主要是财务软件的“高级化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要。另外，软件购置和维护开支较高，也是不可忽视的问题。是否能够利用一种通俗易懂的计算机软件工具来处理中小企业的会计业务成为了必须。Excel电子表格软件是Office软件组的核心应用程序之一，它功能强大，操作简单，适用范围广，普遍应用于报表处理、数学运算、工程计算、财务处理、统计分析、图表制作等各个方面。因此，可以利用该软件实现对会计数据的分析。一、Excel在会计工作应用中的优缺点1、优点（1）使用方便，用户参与程度高。Excel账务处理系统没有使用复杂的程序代码，除了Excel自带函数的调用有些难度外，其他地方都是日常电子表格应用，由于制作界面、内容都是开放式的，用户可以轻松上手，门槛很低，即使是初学计算机的人也能很快掌握。（2）是开发快速。Excel可以撇开制作界面这道工序，它有现成的功能，再借助简单易学的VBA，可很快开发完成；（3）维护简单。软件的开发并不是一步到位，还要不断维护．不管是专门的财务软件迁是用编程语占自己研究开发的小软件需要软件工程师来维护，而Excel借助于简单易学的VBA就可以进行维护。（4）合理进行报表进整理。模板在设置过程中，或报表在编制过程中，经常要发生修改，这就会使报表的文件显得很大。在Excel中，可以在报表格式或模板设计好后，把单张的报表另存到一个地方。这样就使文件变小，运行起来也快多了。（5）合理使用函数。Excel提供了丰富的函数，正确使用函数，不仅可以保证数字的准确，而且可以提高工作效率。（6）成本低廉。Excel账务处理系统的功能基本能满足中小企业日常会计业务处理的需要，但源文件是开放性的，可以自由使用修改，系统对软硬平台的要求很低，企业实现会计信息化只须很少的软硬件投入即可。2、缺点（1）功能较少。由于Excel自身条件的制约，Excel账务处理系统的功能较少，只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心，因此，它仅适合中小企业使用。（2）专业维护较为困难。虽然源文件是开放性的，操作简单，维护方便，但对一些计算机应用基础较弱中小企业及其会计人员来说，没有技术人员的维护。在出现变化时很容易陷入困境，因此，Excel账务处理系统适合有一定计算机应用能力的中小企业会计人员使用。二、Excel在会计工作中的应用措施1、账簿的登记设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即可，由于EXCEL不能复制形状不同的区域，所以我们要把收、付款凭证中的相关区域设置得和现金日记账中的相关区域一致，即要复制的单元格个数和目标单元格个数应一致。启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3，用户可以根据需要增减，我们可以把bookl重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该账簿的相关内容。2、数据的保护在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的，怎样才能避免非财务人员对数据的修改呢? EXCEL提供了多级数据保护功能，通过这些功能，你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据，设置打开权限的步骤为：（1）单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5）如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现有工作簿。3、数据的共享会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统一的工作薄上，与及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制的问题。具体实现方法如下：（1）由综合会计组的财会人员建立一个定制的工作薄（即账本），里面设计好各分会计组所需的相关工作表（即账页）框架。（2）将该工作薄设置为共享工作薄。这一步骤为后继操作做好准备，是实现数据合并和追踪数据来源的前提，设置共享工作簿的步骤为单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，“选择”允许多用户同时编辑，同时允许“工作簿合并”复选框，然后单击”确定”，出现提示时，保存工作簿。三、Excel在会计工作中的应用实例1、会计数据计算某企业要开办一分公司，估计需要人民币100000元的投资，并预算今后5年的净收益分别为20000、25000、30000、35000、40000元，要求计算该投资项目的内部收益率。打开Excel，在A1-A6单元格中分别输入-100000、20000、25000、30000、35000、40000。然后把光标移到A7单元格中，点击工具栏中的。“fx”函数按钮，在弹出的对话框中选择函数IRR，再点击确定，就会弹出内部收益率（IRR）计算对话框，在Values框中输入A1：A6 后，我们要的计算结果——内部收益率（IRR）即可显示出来，其最后结果为0.134531083，四舍五入后为13.45%。2、辅助决策分析某工厂生产中需要某种原料，该原料可通过外购和自制两种方式取得。决定外购成本的因素主要有：外购单价和所需数量；决定自制成本的因素则有：追加的自制成本、单位材料费用、单位变动费用、所需数量。打开Excel，在A1：A9分别输入“所需数量、单价、外购成本总计、追加的固定资产、单位材料、单位人工、间接费用、自制成本总计”作栏目，B3=B1-kB2，B8=B6+（B7+B8+B91-kB1），B9=IF（B4>B1O）。最后，利用得到的数据绘制出适当的曲线，这样用户就可以很轻松的获取有关的决策信息了。而且，当某些变量的值发生变化时，用户可以直接调整表中的数据得到相关的结论。总之，Excel已被成功地应用到会计工作中，不仅解决了会计核算本身问题，更加方便了人们对会计数据的进一步利用。相信Excel的充分利用与推广必将会对 的经济管理水平的提升起到促进作用，使 的会计电算化工作有可能进入与国际水平相当的发展阶段。

不如wps先进，输入的很麻烦，函数是英文很烦人，格式不好改，经常出现两个人做一笔表格式不通用的情况，害苦了我啊