企业内部存货控制问题研究

1.存货管理的重要性。比如说存货管理不善造成的被盗缺失风险、存货造成的品质变化风险、存货周转速度慢会造成大量资金占用、存货周转速度慢造成跌价损失的风险等等；
2.存货管理的方法。比如存货出入库的先进先出法、存货管理ABC法、存货周转的JIT控制等等
3.存货管理好坏的分析和考核指标。比如定期盘点对盘盈盘亏的分析、存货周转天数、存货周转次数等等

　　一、加强存货内部会计控制的必要性
　　存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货属于企业的流动资产，具体来讲，包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。
　　存货是企业流动资产重要组成部分之一，是企业生产循环中最重要的一环。存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、生产产品、核算生产成本、核算在产品、储存产成品、发出产成品等，一般会涉及到生产计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门。
　　内部会计控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。从广义来讲，一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统。相关的内部控制应当实现以下目的：保证业务活动按照适当的授权进行，保证所有有效交易和事项以正确的金额、在恰当的会计期间及时记录于适当的账户，保证对资产的记录和处理均经过授权，保证账面资产与实存资产定期核对相符，保证企业生产经营活动有秩序、高效率地进行。
　　存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是内部控制中的应用控制，是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。
　　为此，财政部发布的《内部会计控制规范——存货》规定：“各单位应当根据国家有关法律法规和本规范，结合部门或系统的存货内部控制规定，建立适合本单位业务特点和管理要求的存货内部控制制度，并组织实施。”
　　建立健全合理有效的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制，实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展，达到以效益为中心，向管理要效益的目的，是企业实现经营目标的重要保证。
　　二、企业存货内部会计控制中存在的问题及原因
　　（一）企业存货核算岗位职责不明，管理不到位
　　我国内部会计控制规范中关于存货有专门的规定，即在《内部会计控制规范基本规范试行》中第二章规定：企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体规定上，其将会计存货业务不相容的情况具体分为5种情况：存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；存货处置的申请与审批、审批与执行；存货业务的审批、执行与相关会计记录。这些业务在平常操作中一般不允许由一个人来单独操作，然而，在具体企业的调查中，我们发现很多企业存在上述5种职位融合的现象，这种情况的出现是相当危险的。不仅存货相关的岗位职责没有办法明确，甚至在某些特殊的情况下还有可能发生存货毁损或丢失而没有相关岗位责任人的情况。例如，当企业采购人员与验收人员、保管人员都由一个人承担时，一旦存货出现短缺、毁损时，就没有办法将具体责任分在哪个环节上，相关责任人的过失也没有办法明确，这种情况的出现对于存货及其仓库的管理也是极其不利的。
　　（二）企业存货的内部会计控制机制不健全
　　一般来说，我们企业的内控方向包括两个方面，即内部监控和外部监控。经过调查，我们发现我国很多企业没有设置内部监控审计机构，有的虽然设置了内部监控的审计机构，但是其职能没有发挥作用。很多时候，内部监控审计的工作人员其工作仍然是记账、算账等基础性会计工作，对于企业的财务信息和管理部门的绩效不能够进行客观的评价。在这种情况下，企业存货的内部会计控制机制就无从谈起了。更有甚者，个别企业在存货实物控制上也存在严重缺陷，这些企业对于存货的管理没有制定操作规则，会计工作人员也没有定期进行盘点清理，往往出现存货购买入库环节受到很大的重视，而材料的出库使用环节没有得到足够的重视，在存货的领用和报废环节控制上，也经常出现不必要的浪费。
　　（三）缺乏企业存货内部会计控制的标准评价机制
　　当前，我国企业存货内部控制失去效力的一个重要原因是缺乏企业存货内部控制的标准评价机制。许多企业的存货控制系统还只是企业存货的简单信息处理和业务模拟，只是例行简单的业务程序，这时往往许多人认为企业存货的控制效益就无从谈起，自然也就没有必要评价。其实这种理念是错的，尤其是对于规模较大的企业而言，企业存货尤其需要科学的内部控制评价标准。对于大型企业来说，若没有一个量化标准，将难免会将一个大型企业当成小规模企业来看待，同样是存货的采购、入厍、发货和销售，不同企业的内部控制的方法和手段是不一样的；对于商品的营销方式，是集中办理收款，还是分散办理收款；对存货采购业务，先付款后提货如何控制，或先提货后付款又该如何控制，商品的价格、回扣和折让等又如何控制等等，所有这些业务处理都应有一个较为明确的标准。但是，在现实中却是大部分企业缺乏明确的、具体的存货内部控制标准和尺度，这也是相当多的企业的存货内部会计控制未起到作用的真正原因。
　　三、完善企业存货内部控制的对策和建议
　　（一）严格执行内部会计控制规范要求，明确存货岗位工作人员的职责，加强监督控制
　　要如何管理好存货的内部控制基础工作呢?其实，理论上我国在《内部会计控制规范一存货》一文中已经有相当具体的论述了，而企业要做的则是怎么样根据已有理论具体布局、开展工作。笔者认为建立一个完善的存货内部控制制度应该从以下几个方面着手：首先，将物流和采购环节分开，由各自不关联的人员负责，这就可以达到充分监督的第一步，例如采购授权批准职务、执行业务职务、监督审核职务、财产保管职务等几项工作应该分开为不同的业务环节，进而由两个以上的人加以操作。其次，要加强监督控制，定时地对企业的仓库存货进行盘查。发现问题时及时纠正。例如，作为企业的材料会计人员应该而且必须在有效的时间内对企业的存货数量和质量进行及时反馈，以便能够引起领导的足够重视。
　　（二）重视存货各环节的控制规范，尤其注重采购和领用环节的内部会计控制
　　存货内部控制涉及的部门较多，一般会涉及到计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门，所以其控制点也多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。根据存货的业务流程，可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面，其中采购和领用两个方面是重点。建立完善的存货内部控制应重点抓好采购和领用：
　　1．存货采购内部控制
　　（1）存货采购审批内部控制。要保证存货采购业务按计划申报程序进行，由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。
　　（2）签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的内容；采购人员按计划签订合同，无权在授权之外签订合同和变更合同的内容，合同的副本应送会计和计划部门审核价格和留存。
　　（3）存货验收和入库内部控制。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交，在收到供货单位发票、运单后填写收料单，一式四联，采购部门自留一联，其余三联连同发票及合同副本送库房办理入库。采购部门应按验收收到材料的品种、数量，填制验收单；质量检验部门检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台帐，将发票、运单连同收料单送回采购部门。
　　（4）存货采购资金支付结算内部控制。要保证货款支付正确、合法。财会部门接库房通知承付货款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后，办理付款手续，进行货款支付结算。
　　（5）存货核算内部控制。应通过采购部门和财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。采购部门和库房保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，库房应登记材料卡片，采购部门登记既有数量又有金额的明细账，定期将收料单送财务部门；财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货账薄及有关账薄，月末与采购部门和库房管理部门进行核对。
　　（6）存货内部稽核内部控制。应保证采购业务的记录正确，做到账账、账表、账实相符。月末将收料单与材料明细账核对，清理在途材料，结转材料成本差异，同时材料明细账还应同财务部门的材料分类账、总账核对，由内部稽核人员复核记账凭证和原始凭证是否符合内部控制程序和会计制度。
　　（7）存货内部审计。应保证存货业务合同有效，保管安全，付款正确，会计核算准确，各部门资料反映真实可靠。由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权、是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，还要对存货的内控措施进行评价。
　　2．存货领用内部控制
　　（1）存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额，同时经批准才能进行。领用的材料应有工艺部门核定消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额，生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。
　　（2）存货发出内部控制。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。
　　（3）存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实，领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐；财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，分类制证，登记有关账务。
　　（4）存货领用内部稽核。应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台帐，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。
　　（5）存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表，对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。
　　（6）存货领用内部审计。应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价。
　　（三）建立标准的企业存货内部控制评价机制
　　有效的存货内部控制实施制度还需要明确的评价机制作为后盾，这是任何制度有效发挥作用的前提和基础，存货的内部控制机制也是如此。当前，企业如果要保证存货内部控制制度有效地发挥作用，就必须针对存货内部控制制度的实施情况进行检查和考核，建立一套标准的评价机制。内控的工作人员要定期对存货的内部控制制度执行情况进行监督和考核，遇到不完善的地方，要及时矫正和完善。对于出现的问题、可能产生的结果都要争取能够在制度上予以防范，并且给予相应工作人员以执行制度上的考核。做得好的，要给予一定的物质奖励和精神奖励；相反，对于做得不到位的工作人员，要坚决依据内部控制的操作规范予以相应的惩罚。
　　（四）强化企业员工的内部控制意识
　　企业应该在财务总体监控的前提下，逐步培养企业内部各部门员工，尤其是存货流程有关的工作人员的内部控制意识，以达到企业内部控制管理的最佳效果。这当中尤其要注重塑造企业的内部控制环境，从环境上使得最高管理当局、董事和企业所有者对内部控制重要性有充分的认识。要知道企业的内部控制结构是人为制定的，也是由人完成的，因而树立员工的内部控制意识也应是主动性和灵活性较强的管理过程。另外，企业的诚信原则、道德价值观、员工的素质、企业文化等对存货内部控制的效益也有重要影响。所以，企业要强化存货的内部控制，一个重要的方面是，应从根本上从思想上强化存货等资产的内部控制，增强企业员丁的内部控制意识。
　　通过上面的分析，可以了解到企业存货的内部控制是当前我国企业内部控制工作最需要重点关注的一大方面。存货核算岗位职责不明、存货的内部控制机制不健全等问题的存在严重降低了我国企业存货的管理效益。事实证明，通过明确存货岗位工作人员的职责，加强监督控制、建立标准的企业存货内部控制评价机制、强化企业员工的内部控制意识等措施的实施是可以有效地解决当前企业存货的内部控制中存在的问题的。相信随着我国企业市场化程度的提高，企业存货的内部控制效益会越来越有较好的改观。