填制会计凭证与登记会计账簿

会计凭证是具有一定格式、用以记录经济业务发生和完成情况的书面证明。各单位在按照《会计法》和《规范》的有关规定办理会计手续、进行会计核算时，必须以会计凭证为依据。会计凭证按其来源和用途，分为原始凭证和记账凭证。取得和填制会计凭证是会计基础工作的基本内容之一，对会计核算和会计信息质量具有至关重要的影响和作用。
一、原始凭证
《规范》第四十七条规定，各单位在对三十七条规定的会计事项办理会计手续、进行会计核算时，“必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构。”
原始凭证，亦称单据，是在经济业务发生时，由经办人员直接取得或者填制、用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种原始依据，是重要的会计核算资料。各单位在经济业务发生时，不但必须取得或者填制原始凭证，还应该将原始凭证及时送交本单位的会计机构或专职会计人员，以保证会计核算工作的顺利进行。
（一）原始凭证必须具备的基本要件
原始凭证种类繁多，来源广泛，形式各异。为了能够客观反映经济业务的发生或完成情况，表明经济业务的性质，明确有关单位和人员的经济责任等，《规范》第四十八条规定，原始凭证必须具备以下基本内容：
（1）凭证的名称；
（2）填制凭证的日期；
（3）填制凭证单位的名称或者填制人的姓名；
（4）经办人员的签名或盖章；
（5）接受凭证单位名称；
（6）经济业务内容；
（7）经济业务的数量、单价和金额。
此外，原始凭证一般还需载明凭证的附件和凭证的编号。
（二）原始凭证填制的基本要求
（1）真实可靠。即如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补。
（2）内容完整。即应该填写的项目要逐项填写，不可遗漏，尤其需要注意的是年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要写全，不能简化；品名或用途要填写明确，不许含糊不清；有关人员的签章必须齐全。
（3）填制及时。即每当一项经济业务发生或完成，都要立即填制原始凭证，做到不积压、不误时、不事后补制。
（4）书写清楚。即字迹端正、易于辨认，做到数字书写符合会计上的技术要求，文字工整，不草、不乱、不造，要不串格、不串行、不模糊。
（5）顺序使用。即收付款项或实物的凭证要顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证要加盖“作废”戳记，不得撕毁。
二、记账凭证
记账凭证，俗称传票，是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。《规范》第五十条规定：“会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。”
在日常经营管理中发生的经济业务比较繁杂，反映这些经济业务的原始凭证也千差万别、式样众多。由于原始凭证所记录的内容，并不直接体现会计要素的走向，不能完全满足会计核算的需要，因而难以直接据以登记会计账簿。为此，必须在审核无误的基础上，对原始凭证进行归类、整理，然后填制记账凭证。在记账凭证中，要为有关原始凭证所记载的某项经济业务确定会计分录，亦即确定记载该项经济业务的账户、方向和金额。这样，根据记账凭证，进行会计账簿的登记。原始凭证是记账凭证的重要附件和依据，由于两种凭证之间存在着依存和制约的关系，填制记账凭证有利于防止和减少差错的发生，保证账簿记录的正确性。
（一）记账凭证必须具备的要件
为了概括地反映经济业务的基本情况，满足登记账簿的需要，《规范》第五十一条规定，记账凭证必须满足下列要件：
（1）填制凭证的日期；
（2）凭证的名称和编号；
（3）经济业务的摘要；
（4）应记会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）、方向和金额；
（5）记账符号；
（6）所附原始凭证的张数；
（7）填制凭证人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员的签名或盖章（收款凭证和付款凭证还应增加出纳人员签名或盖章）。
（二）记账凭证的填制
1.记账凭证填制的基本要求
（1）审核无误。即在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部牵制制度的一个重要环节。
（2）内容完整。即记账凭证应该包括的要件都要具备。
（3）分类正确。即根据经济业务的内容，正确区分不同类型的原始凭证，正确应用会计科目。在此基础上，记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将内容不相同的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
（4）连续编号。即记账凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿之间的核对，确保记账凭证的完整。
2.记账凭证填制的具体要求
（1）除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。
（2）一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保管该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单，同时附上该原始凭证复印件。分割单必须具备原始凭证的所有要件。
（3）记账凭证的编号，可根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记账、查账、内部稽核、简单严密的编号方法。不管采用哪种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编制月末。
（4）填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年发现错误的，可以用红字注销法进行更正。在会计科目应用上没有错误，只是金额错误的情况下，也可以按正确的数字同错误数字之间的差额，另编一张调整记账凭证。发现以前年度的记账凭证有错误时，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
（5）实行会计电算化的单位，其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求，并认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证上，要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或者签字，以明确责任。
（6）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏自最后一笔金额数字的下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
（7）正确编制会计分录并保证借贷平衡。必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容，正确使用会计科目和编制会计分录，记账凭证借、贷方的金额必须相等，合计数必须计算正确。
（8）摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短明了。应能使阅读人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
（9）只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务，应以付款业务为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复。
三、会计凭证的书写和保管
会计凭证是重要的会计核算资料。会计凭证的书写质量和保管情况，对会计核算的质量和会计核算工作的连续性和可溯性，都有直接影响。
（一）会计凭证的书写
《规范》第五十二条规定。“填制会计凭证，字迹必须清晰、工整”。这不但便于辨认，也有助于防止篡改。《规范》的这一条还对填制会计凭证时阿拉伯数字、汉字大小写数字和货币符号等的书写要求作了十分具体的规定。这都是在填制会计凭证时应当严格遵守的要求。
（二）会计凭证的保管
为了确保会计资料的安全、完整，《规范》第五十四条和第五十五条分别对会计凭证的传递及保管作了具体规定。
四、会计账簿
会计账簿由具有一定格式的账页组成，是以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据和资料进行归类整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。在形式上，会计账簿只是若干账页的组合，在实质上，会计账簿是会计信息形成的重要环节，是编制会计报表的重要依据。设置与登记会计账簿，是重要的会计核算基础工作，也是会计工作秩序的晴雨表之一。
《规范》第五十六条规定：“各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。”根据这个原则，首先应以国家统一会计制度为依据，因为会计制度对会计科目设置的规定。实际上也是对各个单位具体会计账簿设置的规定；其次要从单位的业务需要出发，这种需要一般在根据国家统一会计制度设置单位的会计科目时体现出来，因而对会计账簿的设置产生间接影响；另外还会在具体设置会计账簿时直接反映出来，如业务量的大小和单位内部经营管理的要求的影响等。
（一）会计账簿的基本构成
《规范》第五十六条规定：“会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。”这是会计核算自身内在规律的要求。为了使各种零散、繁杂的经济业务的信息或数据成为有用的会计信息，要通过不同种类的会计账簿对一个单位的全部经济业务信息或数据进行连续的、相互衔接的分类归集、整理和加工。这些账簿构成会计信息形成过程中的不同环节，为整个过程能达到预定的目标提供了实现的手段。
会计账簿格式多种多样，总账、明细账和日记账等主要账簿一般由封面、扉页和账页等构成。
（二）总账的设置
总账（亦称总分类账）是根据会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、资本、成本、费用、收入和成果等总括核算的资料。
《规范》对总账的具体形式未作统一规定，各单位可根据所采用的记账方法和账务处理程序的需要设置总账。主要有三栏式、多栏式、棋盘式、科目汇总表等。总账一般应采用订本式，这有利于保护总账记录的安全和完整。
（三）明细账的设置
明细账（亦称明细分类账）通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基础环节，借助于明细账，既可以对经济业务信息或数据作进一步加整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解会计信息的形成提供具体情况和有关线索。
明细账可以有多种形式。根据财产物资管理上的要求和需要作明细分类记录的经济内容，明细账账页的格式主要有三栏式、数量金额式、多栏式。在账簿形式上，明细账一般采用活页式，这样比较方便。
（四）日记账的设置
日记账是一种特殊的明细账。为了加强现金和银行存款的管理和核算，各单位通常都应当设置现金日记账和银行存款日记账，以便于逐日核算和监督现金与银行存款的收入、付出和结存情况。
现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。《规范》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方式代替日记账。”
（五）会计账簿的启用
为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计账簿应当由专人负责登记。《规范》第五十九条规定：“启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。”活页式账簿可在装订成册后，填写账簿的起止页数。第五十九条还规定，“记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方签名或者盖章。”这样做，既是明确有关人员责任的需要，也是提高有关人员的责任感和维护会计记录严肃性的需要。
（六）会计账簿登记及基本要求
《规范》第六十条规定：“会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。”这要求记账人员在登记会计账簿之前，应当首先审核记账的依据亦即会计凭证的合法性、完整性和真实性。这是会计内部稽核制度中的又一个重要环节。虽然，在由原始凭证编制记账凭证时已要求进行审核，但并不降低记账人员再作审核的必要性，这是确保会计信息质量的重要措施。《规范》第六十条对在登记会计账簿时所遵循的基本要求作了具体的规定：
（1）准确完整。《规范》第六十条规定：“登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账（即所谓平行记账）。
（2）注明记账符号。《规范》第六十条规定：“登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。”在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。
（3）书写留空。《规范》第六十条规定：“账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。
（4）正常记账使用蓝黑墨水。《规范》第六十条规定：“登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。”在会计中，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。
（5）特殊记账使用红色墨水。对在登记账簿时使用红色墨水的问题，《规范》第六十条规定：“下列情况可以用红色墨水记账：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏登记负数余额；④根据国家会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”
（6）顺序连续登记。《规范》第六十条规定：“各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记账人员签名或者盖章。”这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。
（7）结出余额。《规范》第六十条规定：“凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏用‘0’表示。现金日记账和银行日记账必须逐日结出余额”。
（8）过次承前。《规范》第六十条规定：“每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页的合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。同时对“过次页”的本页合计数的结计方法，根据不同需要作了规定。”
（9）定期打印。《规范》第六十一条对实行电算化的单位提出了打印上的要求：“实行电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”，“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。“因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。
（七）对账和结账
1.对账
对账就是核对账目。按《规范》的要求，各单位应当定期将会计账簿的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符，对账工作每年至少进行一次。对账的主要内容是：
（1）账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。
（2）账账核对。核对不同会计账簿记录是否相符。包括：总账有关的余额核对；总账与明细账核对；总账与日记账核对；会计部门的财产物资明细账与财物保管和使用部门的有关明细账核对。
（3）账实核对。核对会计账簿记录与财物等实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数核对；银行存款日记账账面余额与银行对账单核对；各种财物明细账账面余额与财物实存数核对；各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。
2.结账
结账是在把一定时期内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，按照规定的方法对该期的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和期末余额，并将其余额结转下期或者转入新账。为了正确反映一定时期内在账簿记录中已经记录的经济业务，总结有关经济业务活动和财务状况，各单位必须在会计期末进行结账，不得为赶编会计报表而提前结账，更不得先编制会计报表后结账。结账时，应当根据不同的账户记录，分别采取不同的方法：
（1）对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账后，都要随时结出余额，每月最后一笔即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。
（2）现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划红单线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再通栏划红单线。
（3）需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏划红单线。十二月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划红双线。
（4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。采用棋盘式总账和科目汇总表代总账的单位，年终结账，应当汇编一张全年合计的科目汇总表和棋盘式总账。
年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年。结转的方法是，将有余额的账户余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额在记入本年账户的借方和贷方，使本年的账户的余额变为零。
对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可连续使用。
《规范》对登记会计账簿的有关规定，主要适用于手工记账，实行会计电算化的单位，登记会计账簿还应当符合财政部关于会计信息化工作规范的有关规定。
（八）编制财务报告
财务报告是指会计主体对外提供，反映财务状况和经营成果的书面文件，财务报告包括会计报表及其附注。编制财务报告，是对会计核算工作的全面总结，也是及时提供合法、真实、准确、完整会计信息的重要环节。《规范》第三章第四节主要作了以下规定：
（1）各单位必须按照我国企业会计准则规定定期编制财务报告。财务报告可以分月度、季度、半年度、年度编制。对外报送的财务报告的格式、编制要求、报送期限应当符合国家有关规定；单位内部使用的财务报告，其格式和要求由各单位自行规定。
（2）会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。任何人不得篡改或者授意、指使、强令他人篡改财务报告数字。
（3）会计报表之间、会计报表各项目之间，凡是有对应关系的数字，应当相互一致。
（4）单位负责人对报送的财务报告的合法性、真实性负法律责任。
（5）根据《企业会计制度》和《企业会计准则》应当对财务报告进行审计的，财务报告编制单位应当先行委托注册会计师进行审计，并将注册会计师出具的审计报告随同财务报告一并报送有关部门。