怎样应对会计电算化实训中的错误操作分析

怎样应对会计电算化实训中的错误操作分析

　　
　　[摘 要]
　　会计电算化实训过程中，由于各种原因，不可避免会在操作过程中产生一些差错，本文分析了差错产生的原因和差错的类型，并针对每种差错提出了相应的差错更改方法，以及差错更改的原则。
　　
　　[关键词]会计电算化差错 更改
　　
　　一、引言
　　
　　为了进一步加强与提高会计电算化教学的综合操作水平，我们实行了会计电算化专项实训。学生在具备相应的会计电算化知识的前提下．能够完成相应的实训内容 但在实训过程中遇到的错误操作如何进行排解 还不是很明确。本文就以用友U851财务管理部分为例，分析如何应对各种错误操作。
　　
　　二、会计电算化环境下差错的类型
　　
　　在实训过程中，由于主观或客观的原因．难免会在操作过程中产生一些差错。在会计电算化环境下，当设置了正确的参数凭证处理完毕后，财务软件能够自动地进行记账、结账，所以账证、账账之间的错误不会产生。而报表也是从会计科目中取数依据报表中内设的函数生成。所以，差错主要存在手工输入阶段，差错的类型主要有(1)建账时账套参数设置错误，(2)会计科目设置错误 (3)凭证填制错误。凭证出现的问题最多，处理的方法也因不同的环境而有所差异。
　　
　　三、会计电算化环境下差错的更改方法
　　
　　1更正账套参数错误当系统管理员建立账套并设置了账套主管后，发现建立账套的信息有所遗漏或错误，在未使用相关信息的基础上．需要对某些信息进行调整．以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容，这时只有账套主管拥有修改本账套的权限。通过系统管理窗口的”系统”进行注销系统管理员 并以账套主管的身份进行注册 选择本账套进行修改。可以随时修改的建账信息包括账套信息中的账套名称、所有的单位信息。账套启用后，核算信息和基础设置信息不允许修改。对于分类设置信息和数据精度信息，在未使用的前提下可以修改全部内容。但需注意．在用友U851软件中，账套号、账套路径 启用会计期、行业性质都不能修改若其中数据错误，只能由系统管理员删除本账套后 重新建账套。
　　
　　2更正会计科目设置错误(1)会计科目是进行初始化设置的一项重要内容 对于后期的操作如凭证的填制等都有一定的影响。会计科目设置错误主要有①没有设置下级科目．②没有设置辅助科目．③没有指定会计科目。
　　
　　针对这些错误，可以由账套主管进行修改。可以在企业门户的”基础信息 中选择“基础档案”／ ”会计科目”中修改．也可以直接在总账的 会计科目 中进行修改。对于第一种情况，单击工具栏上的“增加”命令按钮进行该科目下级科目的设置，其设置必须符合会计科目的编码规则：对于第二种情况，选中要修改的科目 单击工具栏的”修改”命令进行相应的修改；对于第三种情况 在会计科目窗口 选择“编辑”菜单／“会计科目”在弹出的“指定科目”窗!El选择现金总账科目为 库存现金”，银行总账科目为“银行存款”。
　　
　　(2)在会计科目修改时要遵循以下原则：
　　
　　①非未级科目不能再修改科目编码．②已经使用的未级会计科目不能再进行修改会计科目编码j③对于已使用的会计科目不能进行修改 若要修改．应先将该科目及其下级科目数据删除后再进行相应的修改。
　　
　　3更正凭证填制错误在手工方式下． 会计基础工作规范》第五十一条规定记账凭证的更正方法．可总结为三种类型(1)已经登记入账的记账凭证．在当年内发现填写错误时．可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证 在摘要栏注明”注销某月某日某号凭证”字样 同时 再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明 订正某月某日某号凭证 字样。
　　
　　(2)已经登记入账的记账凭证 在当年内发现填写错误时 如果会计科目没有错误，只是金额错误．也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝宇调减金额用红字。
　　
　　(3)发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
　　
　　在会计电算化环境下 尽管系统提供了多种控制错误的手段．但错误操作还是在所难免．为了更正错误．保证数据的正确性与完整性．可以通过系统提供的功能进行修改。由于用友财务软件设置了”反复核 、 反记账 、”反结账”功能．其操作与手工状态下有所区别。对于错误凭证的修改．可分为“无痕迹 修改及“有痕迹”修改两种情况。
　　
　　① 无痕迹”修改。所谓“无痕迹”修改是指不留下曾经修改的线索和痕迹。
　　
　　a对于已经输入保存但未审核的凭证可以直接由制单人员利用 填制凭证 或 查询凭证”功能找到相应凭证后直接进行修改 保存修改内容即可。但应注意凭证类别及编号是不能修改的。
　　
　　b已审核还未记账的凭证．先由审核人员取消审核后再由制单人员进行修改。
　　
　　C已经记账的凭证发生错误．可以由账套主管取消记账、取消审核再由制单人员进行修改。在总账系统中 利用“恢复记账前状态”功能，在“期末”／ 对账” 窗口，按Ctrl+H，可将本月已记账凭证恢复到未记账状态．再取消审核 进行修改。