电算化会计档案需要每年年终变成纸质版保存吗?有相关的文件吗?
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- 会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容。例如,存有会计数据的磁性介质,与源程序有关的文件资料等。因此,在电算档案管理制度中,对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:(l)确定管理范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书,以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等,存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。 (2)制定管理措施。与手工方式一致,电算化方式生成的证、账、表等会计档案,应按规定立卷归档保管。其保存期限应按照《会计档案管理办法》(1998 [财会字]132号),"会计档案保管期限表"中所列的保存期限进行管理。会计相关职能部门应紧密配合,确认合法的会计档案内容,制定严格管理措施。 (3)磁性介质的管理。存贮于磁性介质上的会计资料,在未打印成书面资料前要妥善保管,并制定科学合理的单位内部会计电算化会计资料保存期限。在单位内部电算档案管理制度中,必须明确备份数据的时间间隔。备份盘也要定期复制,以防止磁性介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失,提高电算化会计资料保存的安全系数。 (4)会计档案存放要求。电算化会计资料存在于磁性介质中,所以对电算化会计档案资料的存放,要求做到防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。重要的会计数据应双备份,并分别存于两个以上不同的地点。会计数据的备份盘,应对标号方法进行统一规定,列入档案管理制度的书面文件。备份盘应贴写好保护标签,存放于铁皮保存柜中。按财政部要求,大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储数据,尽量少用软盘存储会计档案。 (5)开发资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料视同会计档案进行管理。其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的第五年。 此外,电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等,也应根据具体情况制定相应的管理制度。 会计档案管理办法既要电子的,又要纸质的。
- 需要。财政部《会计档案管理办法》
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
(4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的5年。 三、目前电算化下会计档案管理存在的问题 (1)电算化会计档案本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多单位因为没...
(1)需要永久保存的会计档案:会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。(2)保管期限为25年的会计档案:税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账,现金和银行存款日记账。(3)保管期限为15年的会计档案:会计凭证类;总账、明细账、日记账(现金和银行存款...
1. 现金记帐凭证及日记帐的输出与保管:现金业务需当日清结,记帐凭证由专职会计人员手工制作并输入计算机,打印现金日记帐页,审核无误后交出纳人员核对现金库存,并由出纳员与主管负责人签字盖章,按月装订成册,年终统一装订,妥善保管。2. 银行记帐凭证、帐册的输出与保管:银行记帐凭证分为机制和手编两...
一、造册归档 各单位每年形成的会计档案,应由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂 由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。...
【错误】会计电算化系统开发过程中的资料一般有:系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等,这些都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。