浅谈如何做好企业合同管理

浅谈如何做好企业合同管理
  • 对于企业来说,合同管理的重要性和必要性在于:一方面使企业的生产经营与市场接轨,另一方面是使企业在履约过程中维护自身的合法权益,提高企业经济效益。

    而目前大多数企业在合同管理上均存在一些通病:

    文档管理难、不便查阅

    传统的合同管理中,纸质版合同与电子版合同共存,当企业需要查阅以往合同进行决策参考时,查找非常不便且较耗时巨大。

    2.格式不统一,信息汇总难

    采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,汇总工作耗时太大,且存在人为统计误差的风险。

    3.保管过程中易遭篡改、损坏

    合同涉及企业核心商业机密,应小心谨慎保管。但传统的手工管理易存在被人篡改、偷盗及损坏的安全隐患,给企业带来经济风险。

    4.缺少关键节点的预警机制

    手工管理合同缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能提示管理者及时的签署,不能准确地预测近期可能发生的收支项目。

    与手工合同管理相对的则是合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。

    合同管理系统具备的基本功能如下:

    合同起草、修订

    合同管理系统支持在线起草、编辑、修订、导入合同等功能,此外合同管理系统还提供海量合同示范文本库,用户可快速生成符合自己企业的合同范本。

    2.合同审批

    合同管理系统支持企业根据自身的业务流程自定义合同审批流程,并保存所有的审批意见,供合同审批人参考,支持在线打印及下载合同审批单。

    3.合同文件管理

    合同管理系统可以管理企业所有与合同相关的文件,如合同原稿、合同变更文件、合同附件等,并且支持合同分类归档,在线查询及下载等功能。

    4.合同进度查看及提示

    合同管理系统可以明确记录合同签订进度及签署时间,并且提示用户有待签署的合同,方便用户随时了解合同执行的状态。

    5.其他自定义管理

    合同管理系统除去基本常用的功能之外,还可支持企业根据自身业务需求自定义系统功能,如合同变更管理、结算管理、商品采购管理、项目管理等功能。

    相对于合同管理系统,传统手工合同管理存在很多的弊端,已无法满足企业发展的需要。而合同管理系统采用互联网+思维,不仅能够完美的规避传统合同管理的缺陷,且能够使企业进行合法化、标准化、有效的管理合同,树立良好的企业形象和诚信,从而提高企业在市场经济中的核心竞争力,促进企业的稳定发展,是所有企业的最佳选择。

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