浅谈如何做好企业合同管理

对于企业来说，合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企业的生产经营与市场接轨，另一方面是使企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。

而目前大多数企业在合同管理上均存在一些通病：

文档管理难、不便查阅

传统的合同管理中，纸质版合同与电子版合同共存，当企业需要查阅以往合同进行决策参考时，查找非常不便且较耗时巨大。

2.格式不统一，信息汇总难

采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，汇总工作耗时太大，且存在人为统计误差的风险。

3.保管过程中易遭篡改、损坏

合同涉及企业核心商业机密，应小心谨慎保管。但传统的手工管理易存在被人篡改、偷盗及损坏的安全隐患，给企业带来经济风险。

4.缺少关键节点的预警机制

手工管理合同缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能提示管理者及时的签署，不能准确地预测近期可能发生的收支项目。

与手工合同管理相对的则是合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。

合同管理系统具备的基本功能如下：

合同起草、修订

合同管理系统支持在线起草、编辑、修订、导入合同等功能，此外合同管理系统还提供海量合同示范文本库，用户可快速生成符合自己企业的合同范本。

2.合同审批

合同管理系统支持企业根据自身的业务流程自定义合同审批流程，并保存所有的审批意见，供合同审批人参考，支持在线打印及下载合同审批单。

3.合同文件管理

合同管理系统可以管理企业所有与合同相关的文件，如合同原稿、合同变更文件、合同附件等，并且支持合同分类归档，在线查询及下载等功能。

4.合同进度查看及提示

合同管理系统可以明确记录合同签订进度及签署时间，并且提示用户有待签署的合同，方便用户随时了解合同执行的状态。

5.其他自定义管理

合同管理系统除去基本常用的功能之外，还可支持企业根据自身业务需求自定义系统功能，如合同变更管理、结算管理、商品采购管理、项目管理等功能。

相对于合同管理系统，传统手工合同管理存在很多的弊端，已无法满足企业发展的需要。而合同管理系统采用互联网+思维，不仅能够完美的规避传统合同管理的缺陷，且能够使企业进行合法化、标准化、有效的管理合同，树立良好的企业形象和诚信，从而提高企业在市场经济中的核心竞争力，促进企业的稳定发展，是所有企业的最佳选择。