怎样建立中小企业内部控制制度

　　上海某制药公司企业内部控制制度

　　名词解释
　　内部控制： 是指单位为了保证各项业务活动的有效进行，确保资产的完整，防止欺诈和舞弊行为，实现经营管理目标等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法 措施和程序。
　　预算控制： 一般为人们称之为预算管理，既把公司的决策目标以及公司的资源配置规划以科学地量化，并促使该目标和规划能够顺利实现的内部管理运作或过程。预算控制作为公司的一种具有战略性的管理机制，主要表现为风险自抗 权利制衡 以人为本等三个方面。
　　授权控制： 是指在某项财务活动发生之前，按照既定的程序对其正确性 合理性 合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。是一种事前控制，通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。
　　实物控制： 是指为了保护公司实物的安全和完整 防止舞弊行为所进行的驾驭和支配。实物控制的主要内容包括：实物的限制接近 、 实物的保护 、 实物的清查等。

　　1 ． 中美合资上海胜华制药有限公司所采取的预算控制 、 责任授权、 职责分离 、 信息记录等四方面的财务管理控制手段是否恰当？你认为还应增加哪些方面的内容？

　　答：中美合资上海某制药有限公司参照美国和欧洲等国际上一些大公司的成功经验，并且根据财政部发布的 ? 内部会计控制基本规范 ? 的精神，结合企业的实际情况，内部控制制度主要从预算控制 、 责任授权 、 职责分离 、 信息记录等四层面强化财务管理，确保企业健康持续发展，卓有成效。

　　公司尤其重视强化内部预算管理，使预算管理具有全面性和严肃性，这样有效的遏止预算的 “ 粗糙 ” 而造成资源的浪费，直接为提高企业的经济效益提供坚实的管理基础。

　　因此，我认为上海某制药公司所采取的预算控制 责任授权 职责分离 信息记录等四方面的财务管理控制手段是恰当的。

　　当然，作为一家规模庞大的制药企业，公司的财务控制体系应该是健全的，根据 ? 内部会计控制基本规范 ? 的基本精神，内部控制应当涵盖单位内部的全部经济业务，各个部门和各个岗位。因此还应包括责任制度 实物控制制度 财务结算中心与财务公司和财务总监委派制等。

　　责任制度是以明确责任 检查和考核责任履行情况为主要内容的一种规范。它的主要特点有把职责和权利相结合；把工作任务和工作方法相结合；把相关的工作相结合等三个方面。

　　实物控制是指为了保护公司实物的安全和完整 防止舞弊行为所进行的驾驭和支配。实物控制的主要内容包括：实物的限制接近 、 实物的保护 、 实物的清查等。

　　这项控制我认为对上海胜华制药有限公司是非常重要的，无论是药品本身的要求还是企业在成品的管理上，应是一个极其重要的环节。

　　财务总监就是以出资者的身份来监督 控制经营者的财务活动和企业全部财务收支过程。通过巧妙的制度设计，财务总监制度形成了子公司的董事会 财务总监和总经理之间三权相互制约 相互牵制的内部权利制衡机制，抑制了任何一方权利的无限膨胀。这样能更有效的谋求资产的保值增值，保证产生更高的经济效益。

　　2 ． 中美合资上海某制药公司的授权控制状况如何？职责是否全部进行了合理的分离？你认为如何进行调整，才能使之更加完善？

　　答：授权控制作为内部控制的一种极为重要的方法，中美合资上海某制药公司在财务内部控制工作将其作为一项重要的举措。我们知道，授权控制的目的在于对某项财务活动发生之前，按照既定的程序对其正确性 合理性 合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。它是一种事前控制，其要点有三：

　　（ 1 ） 公司所有人员不经合法授权，不能行使该项权利。

　　（ 2 ） 公司的所有业务不经授权不能执行。

　　（ 3 ） 经营业务一经授权必须予以执行。

　　根据授权控制的要求来看，该公司从总经理到部门主管，所有人员的权利不仅是有限的，而且是被约束的。该公司授权控制的方法较为规范，能根据财务管理授权理论的要求，通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。同时，该公司能够遵守授权控制的原则指导公司的运作，即在授权范围的行为给予充分信任，但对授权范围之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外，还下达公司相关的部门，这些部门一律按授权范围严格执行。这正符合财政部颁布的 ? 加强货币资金会计控制的若干规定 ? 要求的 “ 审批人员应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人员应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。未经授权的部门和人员一律不得办理货币资金业务。 ”

　　该公司不仅按照授权控制的原则，设计好管理程序加以执行，而且将授权控制的原则由一种内部控制的历年转化为一项项具有可操作性的内部控制的具体制度。既有明确严格的操作规定，又有防范在执行中可能出现的差错的措施，双管齐下，从而保证人人在授权范围内依规章办事，进而保障公司安全 有序的运转。该公司的以上做法十分吻合财政部颁布的 ? 内部会计控制基本规范 ? 。由此可见，中美合资上海某制药公司的授权控制状况即符合国家法规的要求，又在具体实践中严格科学的把握和执行。

　　中美合资上海某制药公司在 “ 职责分离 ” 的控制上，也作出了相当严格和科学的规定，尤其在 “ 采购 工程招标等 ” 部门的工作方法，是值得国有大中型企业学习和借鉴的。

　　职责分离实在界定职权范围的基础上，通过将不相容岗位相互分离，对系统的运作予以制约和监督。不相容职务分工的基本为：各职能部门相对独立；禁止一人包办经济业务；账钱分管。

　　中美合资上海某制药公司依据不相容岗位相互分离即不相容职务分工的内部控制原理，将公司所有相关职责的岗位实施分离管理，以化界可能出现的危害公司利益的风险，从而对公司的运作予以有效地制约和监督。

　　当然在具体的工作中，由于每个业务部门无权决定本部门最终要执行的任务，都必须通过经授权的另一制约部门的具体考察和上一管理层批准后，才可执行任务，尽管稳妥，但会影响效率，尤其在瞬息万变的商场，错过时机，意味着放弃利益，有时是已占有市场的丢失。因此，在考虑安全制约的同时，能将时效放在主要位置。例如，在采购和工程招标等极容易产生舞弊和浪费公司资源的重要的基础部门，设置类似 “ 独立懂事 ” 的职位，由具有相关专业知识和相当实践经验的人员担任，他应独立于本部门，直接向总经理和管理当局负责，同时对他的职责权利进行明确的授权和限制，这样可以减少申请计划书在不同部门之间传递的时间，提高具体工作任务执行的时效，以捕捉最快的商机。这一岗位人员在若干时间内应予以调换，防止 “ 同流合污 ” 现象的出现。当然，这必须经过成本与效益的核算，做最终的定夺。

　　同样，也可以在制约部门中，设置专人管理，保证对方部门的申请在最快时间内有明确的结果，同时也要制定相关的约束其的规定，在最大程度上保证每一笔经济业务符合公司的最大利益与经营管理目，杜绝舞弊和堵住漏洞，防止错误的发生。

　　3 ． 实用流程图法描述中美合资上海某制药公司的财务控制程序。

　　答：中美合资上海某制药公司的财务控制程序主要体现在四个层面上。

　　（ 1 ） 预算监控。该公司实施全方位 全过程 全员的预算管理。

　　A ． 每年 8 月公司各部门以及总监以上管理者开始制定预算，年底董事会审核通过后，第二年开始执行。

　　B ． 公司各部门以及总监以上管理者均有一份预算表，预算执行情况纳入考核，为管理者个人预算费用设立专门帐户。

　　C ． 预算执行人要求准确掌握预算的执行态势，能了解市场，预计国家宏观经济走向。

　　D ．预算期终对预算实际执行和预算相互情况考核，特别强调两者一致性。

　　公司各部门在各自的预算范围内开展工作，具体工作又通过授权控制，进行责任授权，所有部门和人员都必须在授权范围内执行任务。

　　（ 2 ） 责任授权。该公司从总经理到部门主管，所有的权利都是有限的，被约束。

　　A ． 董事会以授权通知书形式对总经理等高级管理人员予以授权。

　　B ． 总经理在其授权范围内对下属职能部门及中级管理人员以授权通知书形式以授权通知书形式。

　　C ． 各部门主管在以授权通知书形式对下属岗位人员进行授权。

　　整个公司各个部门各人员都在被授权范围内执行任务，各部门间 、各岗位和职务间，有职务分离控制制度，使不相容职务分离。

　　（ 3 ） 职责分离。将公司所有相关职责的岗位实施分离，明确职责，各有关部门既相互独立，又相互牵制。

　　（ 4 ） 信息记录，中合资上海胜华制药有限公司在信息管理上做到完整性、及时性、准确性和安全性。

　　A ． 禁止账外账，做到有始有终。

　　B ． 账与账定期核对

　　C ． 每笔经济业务发生后在规定时间内入帐。

　　D ．建立客户档案，给予不同信用额度。设立黑名单，控制坏账的发生。

　　每年公司总部派员来公司审计，包括政策执行情况和经济业务活动的合规性。

　　4 ． 试阐述内部审计与财务总监委派制的关系。

　　答：所谓财务总监委派制是母公司为维护集团整体利益，强化对子公司经营管理活动的财务控制和监督，由母公司直接对子公司委派财务总监，并纳入母公司财务部门的人员编制，实行统一管理与考核奖惩的财务控制制度与方式。

　　内部审计，是指由部门 单位内部的专职机构和人员对本部门的经济活动所进行的审查和评价，借以维护财经法纪，改善经营管理，提高经济效益的一种独立性的经济监督活动。可分为内部财务审计和内部经营审计。

　　内部审计和财务总监委派制有区别又有联系。

　　它们的共同点是：它们都是企业内部控制制度的具体方法或具体的制度，执行的目的都是为了确保企业集团的整体利益的完整，检查 监督企业自身财务经济活动行为合法合规与否，强化内部控制，促进和提高企业经营管理能力与水平。

　　它们的不同点：各自工作的侧重点不同。

　　财务总监委派制的主要侧重在于监督和检查子公司的经营方针 管理政策 特别是财务政策是否符合母公司的总体政策 目标或章程，子公司是否存在管理目标逆向选择，从而危机母公司和其他股东的合法权益；内部审计侧重于检查财会部门的工作情况和企业各部门遵守财务制度的情况，同时对企业各种经营活动进行合规性合法性检查，核实经营过程中存在的问题，提出解决问题的建议和改进措施。

　　两者执行的人员不同。

　　财务总监是由母公司直接委派，以出资者身份，代表母公司对子公司财务活动进行监督，他的人事编制隶属总部的财务部门，由母公司对其进行同意考核与奖惩；内部审计人员属于企业或本部门的专职审查监督人员，人事编制考核奖惩都由企业或部门内部进行，当母公司派总部审计人员对子公司或下属公司进行审计时，它的人员情况同财务总监相同。

　　两者工作方式不同。

　　财务总监作为子公司财务部门的具体岗位，参与日常工作的检查与监督，是 “ 全过程 ” 的控制；内部审计是定期或不定期对企业内部工作进行审核检查。

　　当然两者是互相促进互补不足。财务总监的 “ 全过程 ” 控制能及时发现问题，可以及时改进，以弥补内部审计由于工作时间的相对固定，使改进问题的措施滞后；财务总监由于个人的精力 能力或出于个人利益等原因，在日常工作中，可能会对子公司的财务活动的监督检查有失全面或顾此失彼或力不从心，内部审计是由专业工作组进行全面详细的检查审核，能克服财务总监工作的不足，同时可以对财务总监工作检查监督。

　　在实际工作中，应将两种控制方法有机的结合起来，以达到强化和完善内部控制的力度。

　　5 ． 案例讨论

　　答：本案例主要是企业内部控制制度在采购环节的具体实施。财政部发布的 ? 内部会计控制基本规范 ? 的基本精神：

　　内部控制是指单位为了保证各项业务活动的有效进行 ，确保资产的完整，防止欺诈和舞弊行为，实现经营管理目标等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法 措施和程序。

　　内部控制的基本原则是涵盖单位内部全部经济业务和各个部门与各个岗位，不得超越内部控制的权利，合理设置和分工，坚持不相容职务分离，权责分明，相互制约相互监督，确保合理控制成本达到最佳控制效果。

　　内部控制的主要内容包括对货币资金、 筹资 、采购与付款、 实物资产、成本费用 、销售与收款、 工程项目 、对外投资、担保等经济业务活动的控制。

　　其中对采购与付款业务做出明确的规定：应当合理规划采购和付款业务机构和岗位，建立和完善采购与付款的控制程序，强化对请购、 审批、 采购、 验收、付款等环节的控制，做到比质比价采购、 采购决策透明，堵塞采购环节的漏洞。

　　在企业的经营活动中，采购工作是非常重要的环节。它是生产经营的开始，它的工作质量直接影响企业的产品质量 产品的成本以及企业的经济效益，同时又容易产生漏洞和舞弊 ，滋生腐败，从而侵害企业的整体利益，浪费企业资源。

　　漯河卷烟厂以往的卷烟生产辅料采购，都是由分管领导和物资供应部门与供货方一对一谈判，存在着漏洞和 “ 暗箱 ” 操作，采购形式缺乏透明，常出现盲目采购 重复采购和随意采购的现象。结果采购入库的辅料，有的质次价高，有的几年用不完占压资金，有的重量不足或长短不一，迫使停车增多，残次卷烟量增多，既造成经济损失，又局部影响了产品质量及企业的信誉。

　　漯河卷烟厂以往存在的上述状况，有悖于 ? 内部会计控制基本规范 ? 的基本精神，应该进行改革调整。

　　新厂长发现采购环节的严重问题，抓住关键，按照 ? 内部会计控制基本规范 ? 的原则与方法进行改革。提出 “ 集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化，建立公开竞争机制，严控采购成本，确保产品质量，提高经济效益 ” 的采购管理思路。

　　他的采购管理思路符合 ? 内部会计控制基本规范 ? 的基本要求，权利平衡相互制约，采购业务公开透明，货比多家，公开招标，在市场中选择质优价平的生产辅料，保证产品的质量又节约生产成本。同时成立以厂长为主任，副厂长为副主任，企划、 财务、 原料 、物资供应 、生产、 质管、 科研所 、纪检、 审计等部门负责人为成员的长原辅材料管理委员会，对采购事项民主决策，统一监控。这样可以对采购业务进行全过程内部控制，权利分散，从根本上堵塞漏洞，防止舞弊发生。

　　尤其在辅料价格的控制中，具体实施 “ 透明工程，公开竞争招标 ” ，一年就使得中标价比市场价节约采购资金 186 万元，从管理和严格的内部控制实施中获得效益。为了使这项管理控制工作持续有效地进行，建立了许多配套规范的管理制度，对采购业务和各相关人员的行为进行制度约束和规范，管理措施和管理制度双管齐下，确保采购的各项活动真实，经济，同时也约束供应商的行为。

　　对采购人员和领导执行的奖惩责任制度，是对采购环节内部控制制度的促进和加强。

加强中小企业内部控制建设的方法

（一）提高企业全体员工对内部控制的认识

企业内部控制不仅仅涉及会计，它贯穿于整个企业的生产经营管理全过程，包括采购、生产经营、销售、财务管理、研究开发、人力资源等各个方面。因此企业的控制环境是由企业全体职工造就的，包括企业的领导、会计人员和所有员工。

1.提高中小型企业领导的管理素质

企业内部控制环境主要是企业的管理者所造就。内部控制是否有效，与企业领导是否重视、是否带头执行有很大的关系。提高企业领导管理水平和管理思想，使他们认识到建立内部控制制度的重要性和必要性，是中小型企业内部控制制度得以正常发挥应有作用的关键。

要使企业领导明白，正是这种让他们自己感到办起事、花起钱不再那么顺手的制度体系，使得企业财务和经营决策人在行使权力时多了一份制约、多了一份提醒、多了一道程序，才使企业资产多了一份安全、企业经营决策多了一份谨慎，从而使企业经营少了一份风险，企业目标的实现多了一份保障。

2.大力提高财会人员的业务技能和内部控制知识水平

作为企业会计控制的主体，会计人员业务素质和内控知识的高低尤为重要。针对目前中小型企业财会人员存在专业技术水平普遍偏低、会计基础工作不规范、所披露会计信息不能真实反映企业财务状况和经营成果等状况，应从加强年度性会计资格认证制度管理上抓起，促进中小企业会计人员学习会计知识和会计法规，提高业务水平。而内部控制知识应作为会计人员继续教育的必学内容，列入会计专业技术资格和各级职称考试之中，从而使内部控制制度逐步深入到中小型企业会计人员的心中。

3.加强全体员工道德修养和内部控制制度教育

企业内部控制应当建立在共同的伦理道德规范的基础上，只有当企业中的每一个员工目标明确，观念趋同，内部控制才能更有实效。企业应定期对职工进行内控知识的教育，使每一个员工都有企业再小都应在内部控制制度的约束下开展经营活动的观念；使每一个企业员工都要有内部控制制度的概念和意识，知道自己的一举一动都要受到内部控制制度的牵制和约束。

只有将内部控制制度作为企业发展的一剂良药在中小型企业内深入人心，建立起良好的内控执行环境，才能使广大中小企业在内控的保护下健康、茁壮成长。

（二）在中小型企业中建立起行之有效的内部控制制度

1.结合实际，注意构建内控制度的成本收益问题

任何控制都要会发生一定的费用，同时，任何控制由于纠正了组织活动中存在的偏差，都会带来一定的收益。从经济角度分析，只有当内控带来的收益大于它所发生的费用成本时，才是值得的。中小企业因规模大小不同，在控制系统上所能承担的费用也不一样。它们不同于大型企业需要构建一个庞大复杂的控制系统，而是只需要一个简单的控制系统就可以较好地发挥控制作用。因此，应在实践中逐步探寻一个内控效果与内控成本的合理结构比例。

2.着重解决企业内不相容职务分离的问题

不相容职务指集中于一人办理时发生差错的可能性就会增加的两项或几项职务。不相容职务分离指对不相容职务分别由不同部门或人员来办理。如前所述，中小企业因其规模和人员数目的特殊性，无法做到专职专人负责，所以加强不相容职务分离控制，增加岗位设置的牵制性就显得尤为重要。例如：明确出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理，财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管；明确记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限，使之相互分离、相互制约；在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节都规定要两个或者两个以上部门、两个或两个以上工作人员分工负责，起到互相制约的作用。

3.强化对内部控制制度实施情况的检查与考核，并建立有效的激励机制

为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用，并使之不断地得到完善，企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核，看企业内部控制制度是否得到有效遵循，执行中有何成绩，出现了什么问题，为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行，估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的，给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，坚决给予行政处分和经济处罚，并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合，才能最终达到内部控制的目的。

4.利用外部监督、中介组织的监督，完善中小企业内部控制体系

财政、税务、审计等部门要合理分工，建立岗位责任制，加强对企业内部控制的了解、检查与监督，并注意加强彼此间的信息交流，定期互通情报，形成有效的监督合力，加大执法力度，督促中小企业严格执行内部控制制度。

中小企业可以通过会计师事务所作为中介组织在执业中对其内部控制进行的符合性测试而产生的工作结果，了解自己内部控制中的不足，借此机会获得改进内部控制的机会。

（三）从内部控制的目标出发，加强对会计信息、资产和经营活动三方面的控制力度

1.“不做假账”是解决会计信息失真问题的根本途径

针对愈演愈烈的全国范围内做假账成风、会计信息失真的现象，朱镕基2004年4月16日在考察上海国家会计学院时指出：实行社会主义市场经济，需制定“游戏规则”并按“游戏规则”办事，需培养大批高素质的会计人才。“不做假账”是每个会计人员最基本的职业道德和行为准则。

在加强会计人员的专业技术水平和内部控制知识教育的同时，也要加强广大会计人员的思想道德教育。会计道德自律是靠理念、传统和教育的力量来维系的。要是使企业内部控制制度能够得以落实，还必须依靠会计道德自律的力量。企业内部控制制度落实好坏与否，重要的还取决于会计道德自律水准的高低。从此意义上说，逐步提高整个会计队伍的道德水准是实现“不做假账”、会计信息真实有效目标的根本保证，也是执行企业内部控制制度的重要保证。

2.建立健全的资产安全完整维护体系

针对中小型企业在资产管理方面所暴露的几点弊病，应采取行之有效的控制手段。（1）努力提高资金的使用效率。资金作为企业营运的基础是企业财务管理的重要内容。把握资金的来龙去脉，对资金进行合理的分配与运用，对资金的调拨进行严密的权限控制，从而减少资金的流失。中小企业特别要注意对库存现金的控制：核定库存现金限额、不得坐支现金、做到日清日结、严防白条抵库。（2）加强对应收账款的管理。加强应收账款管理是解决现今中小企业陷入的流动资金紧缺困境的重要措施，是提高资金运用率的最直接、最有效的手段。企业应对赊销客户的信用进行等级评定，定期核定应收账款，制定相应的应收账款催收制度，即根据应收账款的账龄做账龄分析，并根据合同等建立一系列的与工资奖金挂钩的催款措施，尽快缩短收回账款的时间，防止发生坏账。对已经取得确凿证据后确认的死账、呆账，进行妥善安稳的会计处理。（3）加强对存货的管理。尽可能压缩过时的存货物资，避免大量存货积压在库、资金呆滞，并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。（4）灭绝重钱不重物的错误思想，加强对各类财产物资的管理。建立健全财产物资管理的内部控制制度，在物资采购、领用、销售及样品管理上建立规范的操作程序，堵住漏洞，维护安全。物资保管员应定期与会计对账以保证账、卡、物相符，以便对出现的差错进行及时正确的处理。

对财产的管理与记录必须遵循不相容职务分离原则，以形成有力的内部牵制，决不能把资产管理、记录、检查核对交由一个人来做。定期检查盘点财产，督促管理人员和记录人员保持警戒而不至于疏忽。

3.加强企业经营活动的合规、合法、有效性控制

加强合规、合法性控制即是确保企业应遵循国家有关财经法律、法规的要求，保证每一项经济业务活动都能够在合规、合法的状态下开展。加强企业经营活动的有效性控制即是在合规、合法的前提下，确保企业的经营决策、计划能达到预定的目标，能增加企业的经济效益和发展动力，逐步摆脱年年亏损的困境。中小型企业作为推动社会经济发展的主要生力军，有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力。随着我国加入WTO和改革开放的深入，我国中小型企业将面临史无前例的挑战。内部控制制度作为企业发展和进步的生命线，是确保企业在当今竞争激烈的经济浪潮中立稳脚跟的镇海神针。希望更多的中小型企业能够意识到内部控制制度的不可或缺性，不断建立完善企业的内部控制体系，让内部控制制度为社会主义市场经济更加健康有序的发展保驾护航。