会计基础工作规范

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会计基础工作规范

《会计基础工作规范》（Standardization of Basic Work of Accounting ），为了加强会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，根据《 人民共和国会计法》的有关规定，制定了本规范。 于《1996年6月17日财政部财会字19号发布。同时废止了1984年4月24日财政部发布的《会计人员工作规则》。 共计六章一百零一条。

会计核算的基本规范
　　会计核算是会计的基本职能之一，在会计基础工作中占有非常重要的位置。在实际工作中，会计基础工作中存在的问题，有很大一部分出现在会计核算这一环节上。因此，加强会计核算基础建设，对提高整个会计基础工作水平，起十分重要的作用。《规范》从第三十六条至第七十二条对会计核算基础管理问题作出了具体规定。主要包括以下几个方面的内容：
(一)会计核算的一般要求
　　会计核算的一般要求，是各单位在会计核算中应当遵循的最基本的规范。《规范》在第三章的第一节中主要规定了以下几点：
　　1．各单位应当依法建帐。《规范》第三十六条规定：“各单位应当按照《 人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定建立会计帐册，进行会计核算，及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。这是会计核算工作的最基本要求，也是当前会计工作中比较薄弱的一个环节，因此，《规范》进一步予以强调。“按照《 人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定建立会计帐册”有两层含义：一是依法建帐，即国家机关、社会团体、企业、事业单位和应当建帐的个体工商户、其他组织，都应当按照要求建立会计帐册，进行会计核算。二是不具备建帐条件的，应当实行代理记帐；只有经批准实行定额纳税的个体工商户等，可以暂时不建帐，但是从经营者了解经营情况、计算经营成果的实际需要出发，暂不建帐的个体工商户等也应当积极创造条件建帐，这对改善经营管理有百益而无一害。
　　2．会计核算的内容。《规范》第三十七条规定了会计核算的基本内容。各单位对发生《规范》第三十七条所列举的会计事项，应当及时办理会计手续、进行会计核算。
　　3．会计核算的基本要求。主要包括：
　　第一，会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行，保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期相一致。
　　第二，会计年度采用公历制。 　
　第三，原则上以人民币为记帐本位币　
　　第四，会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求，必须符合国家统一会计制度的规定，不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿，不得设置帐外帐，不得报送虚假会计报表。这里的伪造，是指以虚假的经济业务为前提，编制虚假的会计凭证和会计帐簿，达到以假充真的目的；变造，是指利用涂改、挖补或其他方法改变会计凭证、会计帐簿的真实内容，以达到非法目的；设置帐外帐，是指在正常的会计帐簿之外另设置一套或者多套会计帐簿，将一项经济业务的核算在不同的会计帐簿之间采取种种手段作出不同的反映，或者将一项经济业务不通过正常的会计帐簿予以反映，而是通过另设的会计帐簿进行核算，以达到隐瞒真实情况、损害国家和社会公众利益等非法目的。伪造、变造会计凭证、会计帐簿，设置帐外帐，编制虚假会计报表等，都是一种严重违法行为，必须予以制止和纠正。 　
　第五，允许各单位在按照国家统一会计制度要求的前提下自行设置和使用会计科目。主要考虑是，随着会计核算制度改革的进一步深化，会计核算工作将逐步实行在会计准则的统一规范下由基层单位自行组织的模式，基层单位对会计科目的选择和使用有较大的自主权和灵活性，但不是说基层单位可以随意使用、甚至乱用会计科目，应当有一定的前提条件：一是设置和使用的会计科目，其核算的内容应当符合包括会计准则在内的国家统一会计制度的规定；二是所使用的会计科目应当能够满足编制统一会计报表的要求，保证会计报表各项目的数据来源合法、真实、准确、完整。同时，对事业行政单位作为例外，即要求事业行政单位设置和使用会计科目应当符合国家统一事业行政单位会计制度的规定，以适应国家预算管理的要求。在上述前提下，允许基层单位自主设置和使用会计科目，有利于会计科目的设置和使用紧密结合单位的会计工作和经营管理需要。当然，自主设置和使用会计科目，要求各单位会计人员的素质等条件必须与之相适应，因此，设置和使用会计科目的权限问题，应当按照国家的统一规定进行。
　　第六，实行会计电算化的单位，所使用的会计软件和电子计算机生成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料应当符合国家有关规定。这方面，财政部已经发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》等规章，对有关问题作出了具体规定。
　　第七，会计档案应当按照《会计档案管理办法》的规定进行妥善保管。实行会计电算化的单位，有关电子数据及相应软件资料、文字资料等，应当视同会计档案进行管理。
　　第八，会计记录文字。会计记录的文字应当使用中文，少数民族自治地区可以同时使用少数民族文字，在 境内的外商投资企业、外国企业和其他外国经济组织也可以同时使用某种外国文字。这样要求，既统一了会计记录的文字，也兼顾了不同语种的实际情况。
(二)填制会计凭证
　　会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是记帐的重要依据。填制会计凭证是一项基础性工作，对会计核算过程、会计信息质量等起至关重要的作用，做好这项工作，要求会计人员有扎实的基本功、细致的工作作风和高度负责的责任心。《规范》对填制会计凭证作了以下几个方面的规定： 　
　1．原始凭证。原始凭证是证明经济业务已经发生，明确经济责任，并用作记帐原始依据的一种凭证，它是会计核算的重要资料。因此，办理会计事项，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构，以保证会计核算工作得以顺利进行；同时，为了保持原始凭证记录的实际情况，对原始凭证不能涂改、挖补，如果发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。根据《规范》规定，原始凭证必须具备的基本要素是：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容、数量、单价和金额。 　　
对一些特殊情况的原始凭证，《规范》规定除应当具备原始凭证的上述内容外，还应当符合一定的附加条件。具体是： 　
　第一，从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；相应的，对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。在实际工作中，有些单位存在“白条”问题，即用单位或者个人开具的、没有固定格式的、不具备规定内容的非正式原始凭证，如外单位没有加盖公章的借款单据等。显然，用“白条”充当原始凭证是不符合制度要求的，在会计工作中应当避免出现“白条”。 　
　这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。不同的行业、单位对票据上的单位公章有不同的要求，因此，《规范》对单位公章具体指哪种印章没有作出统一规定。
　　第二，自制的原始凭证，必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名或者盖章。 　
　第三，购买实物的原始凭证，必须有验收证明。这样要求，目的是为了明确经济责任，保证帐物相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。实物验收工作由经管实物的人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由实物保管人员验收后在入库单上如实填写实收数额，并加盖印章；不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收，由实物保管人员或者使用人员在凭证上签名或者盖章。总之，必须有购买人以外的第三者查证核实后，会计人员才能据以入帐。
　　第四，支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。其目的是为了防止舞弊行为的发生。
　　第五，发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货 替收据。在实际工作中，有些单位发生销售退回，收到的退货没有验收证明，造成退货流失；在办理退款时，开出红字发票，并以红字发票副本作为本单位付款的原始凭证，既不经对方单位盖章收讫，也不附对方单位收到退款的收据。这种做法容易发生舞弊行为，漏洞很大。因此，发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票并附有退货验收证明和对方的收款收据。如果由于特殊情况，可先用银行的有关凭证作为临时收据，待收到收款单位的收款证明后，再将其附在原付款凭证之后，作为正式原始凭证。
　　第六，职工公出借款凭证，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。因为，借款和还回借款，是互有联系的两项经济业务，在借款和还回借款发生时，必须分别在会计帐目上独自反映出来，因此，借款收据和收还借款的收据都是原始凭证，必须予以保留，不能将原借款收据退还借款人，否则，将会使会计资料失去完整性。 　　第七，经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。 　
　2．记帐凭证。记帐凭证是用来确定经济业务性质和分类即会计分录的一种凭证。会计人员必须根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。记帐凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证，也可以使用通用记帐凭证，这主要由各单位根据会计业务量的多少和会计人员的习惯选择使用。《规范》对记帐凭证的基本要求作了下列规定：
　　第一，记帐凭证必须具备的内容。包括：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记帐人员、会计机构负责人(会计主管人员)签名或者盖章。收付款的记帐凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代表记帐凭证的，也必须具备记帐凭证应有的项目。
　　第二，填制记帐凭证时，应当对记帐凭证进行连续编号。目的是为了分清会计事项处理的先后顺序，便于记帐凭证与会计帐簿核对，确保记帐凭证完整无缺。编号的方法可以有多种，可以分别现金收付、银行存款收付和转帐业务三类编号，或者按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转帐五类进行编号，也有再将转帐业务按照具体内容分成几类编号。各单位应当根据本单位业务繁简程度和人员多寡、分工情况，来选择便于记帐、查帐、内部稽核、简单严密的编号方法。无论采用哪一类编号方法，都应按月顺序编号，即每月从第一号编起，顺序编至月末。一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记帐凭证的，可以采用分数编号法编号，如1号会计事项分录需要填制三张记帐凭证，即可编号号、 、号。 　
　第三，记帐凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上，否则，经济业务的具体内容不清楚，难以填写摘要，会计科目也因没有明确的对应关系而看不清经济业务的来龙去脉，这样填制记帐凭证，不仅凭证自身记录不清楚，也容易造成会计帐簿记录的错误，给记帐、算帐人员带来困难。 　　
第四，除结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附原始凭证，并注明所附原始凭证张数。所附原始凭证张数的计算，一般应以原始凭证的自然张数为准。凡是与记帐凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应作为原始凭证的附件。如果记帐凭证中附有原始凭证汇总表，应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件张数之内。但对于报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记帐凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记帐凭证后面，并在其他记帐凭证上注明附有该原始凭证的记帐凭证的编号或者原始凭证复印件。 　
　第五，原始凭证分割单的填制。原始凭证分割单是指一张原始凭证所列的费用应由两个以上单位共同负担的情况下，保存原始凭证的主办单位开给其他应负担部分费用支出的单位的证明。这种分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括：凭证名称，填制凭证日期，填制凭证单位名称或者填制人姓名，经办人员的签名或者盖章，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量，单价，金额和费用分摊情况等。 　　
第六，记帐凭证的改错方法。如果在填制记帐凭证时发生错误，应当重新填制。如果是已经登记入帐的记帐凭证在当年内发现错误的，可以用红字注销法进行更正。如果会计科目没有错误，只是金额错误，可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记帐凭证。如果发现以前年度记帐凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记帐凭证。
　　第七，记帐凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。目的是堵塞漏洞，严密会计核算手续。
　　第八，机制记帐凭证的要求。实行会计电算化的单位，对于机制记帐凭证应当符合记帐凭证的一般要求，打印出来的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，以加强审核，明确责任。 　
　3．会计凭证的字迹和保管要求。会计凭证是重要的会计核算资料，因此，填制会计凭证的字迹必须清晰、工整，以便于辨认和防止篡改。《规范》对填制会计凭证时的阿拉伯数字、汉字大写金额数字、货币符号等的书写都作出了具体规定，会计人员在填制会计凭证时，应当严格按照规定要求。 　
　对于会计凭证的保管，《规范》作出了以下具体规定： 　
　第一，会计凭证要及时传递，不得积压，以保证会计核算的及时、正常进行。
　　第二，会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，特别是记帐凭证应当连同所附的原始凭证等要按照规定的要求装订、保管，不得散失。 　
　第三，原始凭证不得外借，其他单位确需借用的，可以提供复制件，但应当履行严格的报批和借用登记手续。
　　第四，原始凭证如有遗失，应当按照规定的要求取得相应证明，并办理审核和报批手续。 　　应当说明的是，《规范》对于填制会计凭证的有关规定，除特别指出的外，主要适用于手工记帐，对于实行会计电算化的单位，填制会计凭证的有关要求还应当符合财政部关于会计电算化方面的规定。
(三)登记会计帐簿
　　会计帐簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。登记会计帐簿，是会计核算工作的重要环节。因此，《规范》对登记会计帐簿问题作出了以下规定： 　
　1．会计帐簿的设置。各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计帐簿包括总帐、明细帐、日记帐和其他辅助性帐簿。每一项会计事项，一方面要记入有关的总帐，另一方面要记入该总帐所属的明细帐。 　
　总帐的形式，《规范》未作统一规定，可以采用“三栏式”的订本帐或者活页帐，也可以采用棋盘式总帐，还可以采用具有期初余额、本期发生额和期末余额的科目汇总表代替总帐，但只有本期发生额的科目汇总表不能代替总帐。各单位可以根据实际情况自行选择总帐。
　　明细帐可以有多种形式，如订本式、活页式、三栏式、多栏式等。各单位可以自行选择。 　　日记帐是一种特殊的明细帐，如现金日记帐和银行存款日记帐，为了加强现金和银行存款的管理，手工记帐的单位，现金日记帐和银行存款日记帐必须采用订本式帐簿，不得用银行对帐单或者其他方法代替日记帐。 　
　实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计帐簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章，以防止帐页的散失和被抽换，保证会计资料的完整。 　
　2．会计帐簿的启用。启用新的会计帐簿时，应当在帐簿封面上写明单位名称和帐簿名称，并填写帐簿扉页上的“启用表”，注明启用日期、帐簿起止页数(活页式帐簿，可于装订时填写起止页数)、记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等，并加盖名章和单位公章。当记帐人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，也要在“启用表”上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或者盖章。这样做是为了明确有关人员的责任，加强有关人员的责任感，维护会计帐簿记录的严肃性。
　　3．会计帐簿的登记。会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计帐簿。至于各种会计帐簿应当每隔多长时间登记一次，《规范》未作统一规定。一般来说，总帐要按照单位所采用的会计核算形式及时记帐。采用记帐凭证核算形式的单位，直接根据记帐凭证定期(三天、五天或者十天)登记，在这种核算形式下，应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记帐凭证，根据记帐凭证登记总帐；采用科目汇总表核算形式的单位，可以根据定期汇总编制的科目汇总表随时登记总帐；采用汇总记帐凭证核算形式的单位，可以根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转帐凭证的合计数，月终时一次登记总帐。各单位具体采用哪一种会计核算形式，每隔几天登记一次总帐，可以由本单位根据实际情况自行确定。各种明细帐，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记帐凭证每天进行登记，也可以定期(三天或者五天)登记。但债权债务明细帐和财产物资明细帐应当每天登记，以便随时与对方单位结算，核对库存余额。现金日记帐和银行存款日记帐，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。
　　对于登记会计帐簿的具体要求，《规范》规定如下：
　　第一，登记会计帐簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内。登记完毕后，记帐人员要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号(如打“√”等)。 　
　第二，各种帐簿要按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。除制度规定允许用红色墨水登帐的情况外，登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得用圆珠笔(银行的复写帐簿除外)或者铅笔书写。帐簿中书写的文字和数字一般应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
　　第三，凡需结出余额的帐户，应当定期结出余额。现金日记帐和银行存款日记帐必须每天结出余额。每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。对“过次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：需要结计本月发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应为自本月初起至本页末止的发生额合计数；需要结计本年累计发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的帐户，可以只将每页末的余额结转次页。
　　4．帐簿记录的错误更正。如果会计帐簿记录发生错误，不允许用涂改、挖补、刮擦、药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄，而应当根据情况，按照规定采用划线更正法等进行更正；由于记帐凭证错误而使帐簿记录发生错误，应当首先更正记帐凭证，然后再按更正的记帐凭证登记帐簿。
　　5．对帐。对帐就是核对帐目。会计核算要求帐簿登记清晰、准确，但在实际工作中，由于种种原因，帐目难免会出现错漏。因此，需要经常进行对帐，即将会计帐簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对，保证帐证相符、帐帐相符、帐实相符。《规范》要求，各单位的对帐工作每年至少进行一次。
　　6．结帐。结帐是在将本期内所发生的经济业务全部登记入帐的摹础上，按照规定的方法对该期内的帐簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和余额，并将其余额结转下期或者转入新帐。为了正确反映一定时期内在帐簿记录中已经记录的经济业务，总结有关经济业务活动和财务状况，各单位必须在会计期末进行结帐，不得为赶编会计报表而提前结帐，更不得先编制会计报表后结帐。结帐时，应当根据不同的帐户记录，分别采用不同的方法：
　　第一，对不需要按月结计本期发生额的帐户，如各项应收应付款明细帐和各项财产物资明细帐等，每次记帐以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内的余额。月末结帐时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。划线的目的，是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。
　　第二，现金、银行存款日记帐和需要按月结记发生额的收入、费用等明细帐，每月结帐时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划红单线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再通栏划红单线。
　　第三，需要结计本年累计发生额的某些明细帐户，每月结帐时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏划红单线。十二月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划红双线。
　　第四，总帐帐户平时只需结出月末余额。年终结帐时，为了总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌，核对帐目，要将所有总帐帐户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划红双线。采用棋盘式总帐和科目汇总表代总帐的单位，年终结帐，应当汇编一张全年合计的科目汇总表和棋盘式总账。 　
　年度终了结帐时，有余额的帐户，要将其余额结转下年。结转的方法是，将有余额的帐户的余额直接记入新帐余额栏内，不需要编制记帐凭证，也不必将余额再记入本年帐户的借方或者贷方，使本年有余额的帐户的余额变为零。因为，既然年末是有余额的帐户，其余额应当如实地在帐户中加以反映，否则，容易混淆有余额的帐户和没有余额帐户的区别。
　　对于新的会计年度建帐问题，一般来说，总帐、日记帐和多数明细帐应每年更换一次。但有些财产物资明细帐和债权债务明细帐，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新帐，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年度更换一次。各种备查簿也可以连续使用。 　　《规范》对登记会计帐簿的有关规定，除特别指出的外，主要适用于手工记帐，实行会计电算化的单位，登记会计帐簿还应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。
(四)编制财务报告
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