企业实现会计电算化的步骤

　　基层单位会计电算化的组织与实施
　　第一节 会计电算化工作的组织与计划
　　一、建立会计电算化组织策划机构
　　一项工作的成功与否取决于组织工作是否成功，对会计电算化工作也不例外。会计电算化的组织工作涉及单位内部的各个方面，需要单位的人力、物力、财力等多项资源。因此，必须由单位领导或总会计师亲自抓，建立一个会计电算化组织策划机构具体负责这项工作。这个机构的主要任务和职责是：制定本单位会计电算化工作发展规划；组织电算化会计信息系统的建立；建立会计电算化管理制度；组织本单位财会人员参加会计电算化培训与学习；负责电算化会计信息系统投入运行。
　　二、组织制定会计电算化实施计划
　　会计电算化工作是一项庞大的系统工程，做好实施计划是搞好会计电算化工作的重要手段和保证。实施计划的主要内容有如下几个方面：
　　（一）机构及人员配置计划
　　（二）计算机及其他硬件设备购置计划
　　（三）软件开发和购置计划
　　（四）费用预算
　　第二节 电算化会计信息系统的建立
　　电算化会计信息系统包括计算机硬件、软件、财会人员和会计制度。
　　一、 硬件的配置
　　硬件配置是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式。
　　（一）单机系统：
　　1. 优点：投资小，见效快。
　　2. 缺点：可靠性差。
　　3. 适用范围：经济和技术力量比较薄弱的小单位。
　　（二）多用户系统
　　1．优点：这种分散输入、集中处理的方式，很好地实现了数据共享，每个用户通过终端或控制台与主机打交道，就像自己独有一台计算机一样，这样既提高了系统效率且具有良好的安全性。
　　2．缺点：系统比较庞大，系统维护要求高。
　　3．适用范围：适用于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护力量的单位。
　　（三）网络系统
　　1．优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据的共享，以较低的费用，方便地实现一座办公楼、一个建筑群内部或异地数据通讯，具有较高的传输速度，且容易维护，可靠性较高，使用简单方便，结构灵活，具有可扩展性。
　　2．缺点：安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染等。
　　3．适用范围：局域网（LAN）对大多数用户适用，广域网（WAN）对具有异地财务信息交换需求单位（如集团型企业）更适用。计算机网络不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是财务应用系统的潮流。
　　二、系统软件的配置
　　计算机软件是指计算机的程序和文档。只有硬件而没有软件，计算机几乎是无用的，只有当软件和硬件结合成一体，组成计算机系统后才能发挥计算机的作用。
　　三、会计软件的配置
　　一般说来，配备会计软件的方式主要有三种。
　　（一）选择通用会计软件的利弊
　　1．选择通用会计软件的优点。目前，国内外许多企事业单位使用商品化的会计软件，其优点如下：
　　（1）成本低。 （2）见效快。 （3）软件质量高 （4）维护有保障。
　　2．选择通用会计软件的缺点。由于通用会计核算软件自身的局限，也存在一些不足之处。其主要缺点如下：
　　（l）对会计人员要求较高。 （2）不能完全满足单位的核算要求。
　　解决这个问题的办法是开展会计电算化的初期，先选择通用的商品化会计软件，因为这种方式投资少、见效快，易于成功。待会计电算化工作深入后，通用会计软件不能完全满足工作需要时，可以在通用会计软件基础上，企事业单位自己或会计软件公司与单位相结合，进行会计软件的再开发，以满足需要。
　　（二）选择通用会计软件应考虑的问题
　　1．会计软件所需的计算机硬件和软件环境。
　　2会计软件功能。购买会计软件的单位应该从本单位的实际需要出发，从以下三方面进行认真的考查：
　　（1）会计软件的行业特点 （2）会计核算与会计管理的特别需要 （3）会计电算化工作发展的需要
　　3．会计软件的操作方便性。对会计软件的操作方便性进行考查和评价应该从以下几个方面进行：
　　（1）会计软件的操作是否便于学习 （2）会计软件的操作是否简单方便
　　4．会计软件的安全可靠性。考查会计软件的安全可靠性主要从以下几个方面进行：
　　（1）会计软件安全可靠性措施的完备性 （2）会计软件安全可靠性措施的有效性
　　（3）会计软件安全可靠性措施的合理性和实用性。
　　5．会计软件使用手册的通俗易懂性。
　　6.会计软件售后服务的可靠性。考查会计软件售后服务的可靠性可从以下几方面进行：
　　（1）会计软件公司的日常维护和用户培训。 （2）版本升级。 （3）会计软件再开发。
　　综上所述，选择会计软件时应全面考虑，权衡利弊，既着眼于现在，又要放眼于未来，选择最适合本单位要求的商品化会计软件，促进会计电算化事业的发展，使本单位早日步入会计电算化的行列。
　　第三节 会计电算化管理制度的建立
　　现行的财务、会计制度主要以手工核算为基础，实施会计电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的手工管理习惯和方法，对单位管理的方法、程序、核算体系都产生了巨大影响。因此，在制定完实施计划，配置好计算机硬件、系统软件和会计软件后，下一步工作就是建立岗位责任制。
　　一、建立会计电算化岗位责任制的意义
　　建立、健全会计电算化岗位责任制、一方面可以加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面，可以提高会计电算化工作效率，充分发挥电算化会计信息系统的作用。
　　二、会计岗位的划分
　　会计电算化工作开展后，会计岗位可分为如下两类：
　　（一）基本会计岗位
　　基本会计岗位是指会计主管、出纳、财产物资核算、工贸核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核等工作岗位。
　　（二）电算化岗位
　　电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的岗位。电算化岗位一般可分为以下几种：
　　1．系统管理员 2.系统操作员 3．凭证审核员 4．系统维护员 5.会计档案资料保管员
　　三、会计电算化岗位责任制度
　　各单位应根据工作需要，建立会计电算化岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，一切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。
　　（一）系统管理员岗位责任制
　　（二）系统操作员岗位责任制
　　（三）凭证审核员岗位责任制
　　（四）系统维护员岗位责任制
　　（五）会计档案资料保管员岗位责任制
　　第四节 会计电算化人才培训
　　合计电算化工作是一项高技术工作，其不仅需要会计、计算机专门人才，也需要既懂会计又懂计算机技术的双向式人才。会计电算化人才问题是发展会计电算化的重要问题，长期以来一直是制约会计电算化发展的关键因素。因此，培养既掌握计算机知识又精通会计业务的复合型人才，已受到政府、学校和社会的重视。培养会计电算化人才应该分层次进行，即应该划分为培养高级人才、中级人才和初级人才三个层次。
　　一、高级人才的培养
　　培养高级人才的目的是造就高级会计电算化技术人才和管理人才，以满足会计软件的开发、研制、会计电算化的高层管理和学校教师队伍的需要。
　　二、中级人才的培养
　　培养中级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计信息系统的管理人员、维护人员，以及大中专院校的师资的需要。
　　三、初级人才的培养
　　培养初级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计电算化应用人才的需要。
　　第五节 电算化会计信息系统的管理
　　电算化会计信息系统的管理，是指对已建立的系统进行全面管理，保证安全、正常运行。它一般包括宏观管理和微观管理。
　　一、宏观管理
　　这里所说的宏观管理，主要包括管理电算化会计信息系统的运行、申请采用计算机替代手工记账，以及规划电算化会计信息系统的进一步发展等。
　　（－）管理电算化会计信息系统的运行
　　当电算化会计信息系统建立之后，就进入系统的运行阶段。在电算化会计信息系统的运行阶段，管理机构要检测电算化会计信息系统的可靠性、安全性和稳定性，评价系统是否符合要求，检验使用人员对软件操作的掌握程度，不断完善会计电算化管理制度等。
　　（二）申请采用计算机替代手工记帐
　　财政部颁发的《会计电算化管理办法》规定，采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：
　　1．使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
　　2．配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
　　3．用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。
　　4．有严格的操作管理制度。主要内容包括。
　　5．有严格的硬件、软件管理制度。
　　6．有严格的会计档案管理制度。
　　（三）完善电算化会计信息系统
　　计算机技术在不断发展，会计环节也在不断变化，基层单位会计电算化管理机构要研究目前电算化会计信息系统存在的问题，不断提出适合企业经营管理要求，适应企业发展的需求，从广度和深度上不断完善电算化会计信息系统，使电算化会计信息系统更加适应会计核算、管理、分析、决策不断变化的需要。
　　二、微观管理
　　电算化会计信息系统的微观管理，包括日常使用管理、系统维护管理以及会计档案管理等内容。
　　（－）日常使用管理
　　计算机替代手工记账后的日常使用管理，是保证电算化会计信息系统正常、安全、有效运行的关键。主要包括机房管理和上机操作管理。
　　此外，操作人员的密码应予以保密，严格禁止越权操作、非法操作等，这也是计算机替代手工记账后日常使用管理应注意的问题。
　　（二）系统维护管理
　　系统维护包括硬件维护与软件维护两部分。
　　（三）会计档案管理
　　电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。良好的会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障；是电算化会计信息系统维护的保证；是保证系统内数据信息安全、完整的关键环节；也是会计信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。