企业如何处理会计信息系统与其他业务系统的关系?

企业如何处理会计信息系统与其他业务系统的关系?
  •   记者:有人说在概念上,“会计信息化”和“会计电算化”没有什么不同,都是把信息技术作为会计的一种使用工具,您如何认为?

      徐少春:我认为在口号或名词上的推敲并不是最重要的,还是那话,关键是要倡导一种新观念。现在,国内在提信息化,实际上它的进程首先是数字化,然后是网络化,最后是信息化。有人谈到会计信息化时说,我们会计本来就是搞信息管理的。但是现在信息技术对社会的冲击远远不是过去的技术所能比拟的。我们说如果工业革命造成了社会进步,那么现在信息革命会使得人类的生活和工作方式产生翻天覆地的变化。

      从实质来讲,“会计信息化”和“会计电算化”存在很大的区别,主要体现在:

      1、目标的区别。会计电算化是实现核算会计业务的计算机处理,会计信息化是实现会计业务全面信息化,充分发挥会计在企业管理中的核心作用,与企业管理和人类社会构成一个有机的信息系统。

      2、技术手段的区别。过去的电算化以计算机为主。现在的信息化以计算机网络和通信等现代技术为主。在78、79年提电算化时,我想根本没有互联网,只有局部网络,局部网络不是真正的互联网,它还是一个局限性的范围,还是把自己的系统与外界进行分离。

      3、功能范围的区别。会计电算化以实现业务核算为主,会计信息化不光是进行业务核算,还有会计信息管理和决策分析,并根据信息管理的原理和信息技术重整会计流程。

      4、系统地位的区别。会计电算化是财务部门的事务处理,按计算机的概念来说,是一个部门级的概念。那么会计信息化的地位是企业业务处理及管理系统的有机组成部分。

      5、信息输入输出的区别。会计电算化强调财务部自己输入,而会计信息化,大量的数据从企业内外其他系统直接获取,会计电算化信息输送模式,过去是财务部打印输出,并且报送其他机构。而会计信息化是企业内外的各个机构、部门,根据授权直接从系统当中,从Intermt上直接获取。

      6、系统层次的区别。过去是以事务处理为主,现在不包括信息管理层、决策支持和决策层。

      7、理论基础的区别。会计电算化是以传统会计理论和计算机技术为基础的,但是会计信息化的理论基础还包含信息技术系统论和信息化论等现代思想。
      记者:您提到一个时代需要有一种观念,如果说“会计信息化”是一种全新的观念,那么它的“新”体现在哪里?

      徐少春:首先“会计信息化”要求构建开放的会计信息系统,它全面使用现代信息技术,处理高度自动化,实现会计信息资源高度共享,使每个组织都主动地报告会计信息。过去会计信息是管理者的宝贵财富,是商业秘密,事实上会计信息将来要更大程度地开放和公开。我们有个用户就是万科,它现在使用我们的财务软件,过去它有个非常讨厌的问题就是,对分布全国各地的子公司要打电话提醍交报表,或者通过Intemet、Email传回总部,觉得很烦,每天都要打电话去催,去要,因为分支机构有它的局总利益,它的管理者对会计信息披露有要求。我们现在正在为他们构造新的会计信息模型,就是说不用去催,它的信息全都在网上,无论是何时,想知道,哪怕是凌晨,你都可以调阅,不需要去让分支机构来传。所以我们说每个组织都主动地报告会计信息。另外,财务分析将成为会计的主流,人人都是会计信息的处理者。财务部已不存在了,那么财务人员将做什么,搞财务分析,通过网上来查询数据,不断进行加工和分析。

      我们现在和将来的生活方式就是电子商务。Mictosoft大力倡导感受数字化生活,Bill Gates 讲这个世界将有更多的人在网上工作,在网上订购食物,销售商品,去享受生活。IBM大力倡导电子商务,电子商务其实就是利用以Internet为核心的信息技术,金蝶公司所有的员工通过E-mail进行交流。我们已经有了电子商务的观念。另外学校的教育以前必须在学校内,目前lnternet上的远程教育在美国已经很盛行了,这一切是数字化的革命。

      网络技术给我们带来了电子商务,金蝶从今年开始推出一个概念,“揭开管理新生活”,实际上我们每个人都是一个管理者,你需要把你的文字输到电脑里面,你需要把你的文字打印后存在夹子里,你安排一天的活动,并需要对未来经常进行计划,实际上你是在管理自己。一个企业也是同样的道理,过去的企业管理是手工化,口头的。通过Internet技术,通过软件,我们想倡导一种新的管理模式。

      记者:能否具体谈谈现代信息技术对传统会计产生的冲击?

      徐少春:现代信息技术的核心是国际互联网,这样的技术100年才出现一次,它会根本改变人类社会的一切。首先,现代信息技术动摇了会计理论基础。比如虚拟公司使传统的会计主体的概念大大延伸;比如数字货币的出现对现在的货币计量假设有重大的冲击;再比如,网络公司为了完成一个目标,他们会在短时间内结合起来,但是很快目标完成以后,就可以解散,那么持续经营也会受到挑战。权责发生制和历史成本原则这是会计的一个核心,事实上也在动摇。

      其次,对会计报告产生的冲击。会计报告的形成与时间发生了重大的变化。前段时间,我跟香港联交所的人在进行交流,香港的创意版,可以在网上披露信息,我们的会计报告在《 证券报》上披露,时间很长,成本也很高。另外很多人担心会计信息失真,所以现在政府在搞委派制,要委派一些财务总监到国企去,其实我觉得这都不是好的方式,最好的方式是让你的会计报告接受全人类的监督,让你的会计信息放在你的WEB网上,供应商、债权人、投资者都可以自己上网去查,而且网上的会计信息系统可以提供一个图分析,比方说,过去你的营业收入,连续增长,而现在怎么突然下降了呢?这种现象就会让你发生警觉,这种警觉就会使企业的信用关系产生动摇,这样的话,监督事实上已经在起作用了。

      那么它的时间,我们为什么一年就得有一个完整的会计年度,为什么我们股份制企业要到4月份才能拿财务报表。其实,没有必要,我们几分钟可以拿出财务报表,只要你在网上建立了一个现代化的会计信息系统。

      第三,对会计职能产生冲击。会计的职能是核算和管理,核算全部由会计信息系统产生,这个职能事实上会谈化。重点是在管理、决策和监督,所以会计的预策、控制、分析和决策的职能要加强。

      第四、对会计的组织产生冲击。我们可以设想将来,因为有了会计信息系统,企业没有必要设立财务部,你跟某一个企业发生了交易,是通过一种信用卡,通过一种IC卡等等,自动地、当场就录入了电脑,那么在这种情况下,你根本不需要输入,也不需要处理,由会计信息系统自动处理,所以说,财务部还有什么用呢?

      最后,对会计流程、会计方法的冲击。通过会计信息系统,帐务处理可以自动完成,可以出现电子凭证,电子帐簿。那么有人认为过去财务软件不是有凭证、帐簿的概念吗?那我们不是指电子凭证、电子帐簿。其实那是不标准的,每个公司都有自己的定义,但是,如果说有了一个标准,我们认为电子凭证就是这样一个格式,正如我们所见到的纸张式的凭证那样的话,那么我们信息的沟通就变得非常容易。

      记者:要发展会计信息化,当前要解决哪些问题?

      徐少春:要解决好三个问题:

      第一、深入研究现代信息技术对会计理论和会计实务的冲击。我们是一个软件公司,我们重点是做实务,但是我们愿意与理论界的专家一起去研究,去推动。

      第二、加快企业全面信息化建设的进程。

      第三、加快社会经济信息化的发展。
      我有一个亲戚,学会计的。毕业后去了“四大(会计师事务所)”之一。据她说,工作特别累。今年已经干满三年,累的实在受不了想跳槽,去一家咨询公司面试后被录取,人家给她21万年薪,让她马上上班。结果回公司后发现,老板也给涨工资了,比那家咨询公司还高,她又不想去了。
      还有,她说平时经常接到猎头公司的电话,干这行工作好找。 你好!
      会计信息系统专业,各行各业,无不存在美好的就业前景。
      随着信息技术日益广泛的应用,信息化一词已比较普遍。如国民经济信息化、企业信息化等,只有会计领域还在提电算化。“会计电算化”一词提出来已有20多年,它强调的是对传统会计处理手段的电算化。因此,这种电算化仅仅是把计算机当作高速运算的工具,模拟手工会计模式去完成原有的数据处理任务。这种工具论的思想导致会计软件的开发思路依然沿用传统的会计循环理论,只追求如何模拟手工会计处理流程,替代手工处理方法,忽视了应用现代信息技术去改造传统会计,以满足企业管理的需求,并促进会计学科的发展。同时,目前的会计软件由于过分强调会计人员的习惯,使得这种会计软件变成了一个无需人工干预的“傻瓜”型软件系统,其结果是使人们只看到减轻劳动强度的一面,而忽视了会计人员参与管理和分析的一面。这样不利于调动会计人员学习的积极性,而且照此下去,“现在意义上的会计职业和会计职业教育,也就完全失去了存在的意义”。这对会计学科的发展是极为致命的。会计电算化是工业经济和计划经济时期的产物,按其理论建立的电算化会计信息系统是一种重在满足内部管理的、封闭式的系统,是企业内部的一座信息孤岛,与企业外部社会信息系统相互隔绝。这种系统即使实现了网络化,也只是一个孤立的资源贫乏的局域网络。这种状况已远远滞后于现代信息技术的发展。也可以说会计电算化的观念在知识经济时代已经落后了,我们必须将传统会计模型与信息技术完善地结合起来,建立现代会计信息系统。

      会计电算化无法体现信息技术的应用对会计理论与会计实务产生的巨大影响。例如,网络技术的应用,特别是“虚拟公司”的出现,使会计基础理论之一的会计主体假设产生了动摇。虚拟公司可以由两个或两个以上的独立企业组合而成,各个独立的企业可以在虚拟公司开展业务之前组合,也可以在开展业务过程中根据实际需要进行组合;可以在完成一项交易后即行解散,也可以视情况继续维持这种组合关系。组成虚拟公司的各独立企业借助计算机网络分合迅速,可随时根据实际需要增加或减少组合方。虚拟公司也可以通过网络把数以百计或数以千计的个人联合在一起工作,待业务完成后立即解散。可见,虚拟公司与传统的实体公司在组织形式和业务经营上存在明显的差别,但在网络上它又确实是一个公司,并且在经营着业务,那么就必须要对其经营的业务进行反映。因此,有必要将传统的会计主体假设转变为多重主体假设。同样,由于虚拟公司是临时性组织,时分时合,经营期间具有不确定性,所以对持续经营假设、会计分期假设以及权责发生制原则、历史成本原则等会计基础理论都将产生强烈的冲击。

      二、会计信息化是新形势下会计改革的必然趋势

      1.会计信息化是会计改革的需要。会计属于上层建筑,在观念、理论、方法等方面均随着客观经济环境的变化而不断改革、发展和完善。会计社会环境和会计信息使用者对信息需求的变化呼吁会计革命,现代信息技术的发展为会计革命准备了充分的条件,也强烈冲击着传统会计模型。因此,我们必须重新构建现代会计模型,再将现代会计与现代信息技术统一,构成未来的会计信息系统。会计信息化应该体现信息环境下会计变革的要求,反映会计与技术的结合及相互影响。

      2.会计信息化是企业信息化管理的需要。企业信息化的目的,首先在于实现生产过程中的自动化,即通过电子、信息技术对生产过程的设计、制造、测量和控制实现自动化。为此,企业需要采用计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)以及其他自动控制技术,来控制设计和生产过程,以减轻人们的劳动,提高产品的质量。企业信息化的另一目标是实现计划、财务、人事、物资、办公等方面的管理自动化,并通过网络使企业内部信息交流畅通,监控物流的整个过程。所以,企业还需要建立管理信息系统(MIS),力图实现从生产到管理的全面自动化。会计信息系统(AIM)是企业管理信息系统中的一个重要子系统,该系统产生了企业70%以上的信息,在企业管理中发挥着极其重要的作用,所以不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。

      在高速发展的现代社会,企业为赶上时代步伐,必须提高工作效率以增强竞争能力。未来企业的竞争,在很大程度上取决于管理的竞争,归根结底是信息的竞争。这就需要开发与应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算、分析的信息化企业管理系统。信息技术的升级和应用的普及,信息技术方法的更新,公用数据交换网络的建立和迅速发展,为企业实现全面的信息化管理提供了有利的技术条件。目前,会计核算的众多子系统已经使单台计算机功能发挥到了极限,并且只能使用在较小的单位,而以管理为重点的会计信息系统或企业管理系统其数据收集和信息使用不可能在同一地点、单位和部门。数据处理的及时性、复杂性要求必须使用计算机网络,必须在最大范围内实现最大限度的数据共享和数据的综合利用。因此,完整的、以管理为重心的会计信息系统必须与整个企业管理信息系统共同规划、统筹设计,以核算功能为内核,以管理功能为重心、以业务类型来划分其子系统。这是企业管理信息系统向信息化发展的必然趋势。

      三、会计信息化及其特征

      会计信息化是采用现代信息技术,对传统会计模型进行重整,并在重整的基础上建立技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。也就是说,会计信息化是会计与信息技术融合的过程,是将会计信息作为管理信息资源,全面运用计算机、网络和远程通讯为主的信息技术对会计信息进行搜集、加工、传输、存储和应用,为企业经营管理、控制决策和社会经济运行提供充足、实时的信息。

      作为企业信息化的核心,会计信息化具有以下基本特征:(1)以实现会计业务的信息化管理为目标,充分发挥会计的管理决策职能,这与以实现会计核算业务计算机处理为目标的会计电算化不同。(2)根据现代信息技术环境重构会计模型。会计信息化将对传统会计组织和业务处理流程进行改造,按现代管理模式重组会计组织和会计流程,可以支持“网上企业”、“虚拟公司”等新的组织形式和管理模式。(3)会计信息化将按现代管理信息系统的思想来构建会计信息系统。横向上,与管理信息系统的其他子系统有机结合,信息资源高度共享;纵向上,不仅包含基本的会计核算系统,还包括会计管理信息系统和更高层次的会计决策支持系统。由此可见,会计信息化不仅考虑到信息技术本身的运用,更多考虑的是信息技术对会计的影响。会计信息化的关键是利用现代信息技术对传统会计进行重构和优化,建立开放的会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代网络通讯技术和数据交换技术,实现资源的高度共享。同时,先进信息技术的广泛应用、信息系统的高度共享性和开放性,将使会计信息的处理与披露由传统的及时性提升为主动性和实时性。会计信息化使企业内部人人都可能成为会计信息的处理者和使用者,会计信息将通过网络系统接受企业会计信息使用者的随时监督,传统以簿记为主的会计组织也将改变,甚至不复存在。所以,从会计电算化到会计信息化,决不仅仅是一个名词、口号的变迁,它更应该代表一种与信息技术环境相适应的新的会计思想。

      会计学和会计信息系统专业在各行各业中都广泛应用,而且好的人才紧缺,不难就业,特别是在一些国企和私企里都需要高素质的会计专业人才,而且待遇不菲,就业的岗位有出纳.会计.财务监督.财务总监.财务经理等.

      记者:从1978年财政部拨款给长春一汽进行会计电算化试点开始,会计电算化在 已经发展了二十多年,从手工作帐到电算化,可以说是一场会计的革命。作为我国第一批会计电算化方面硕士研究生,十年来,您目睹并参与了这个行业的发展,塑造了金蝶这个 财务软件第一品牌,对于这场革命,您的评价是什么?

      徐少春:首先,会计电算化也就是会计软件的运用减轻了会计人员手工记帐的工作量,大大提高了工作效率。

      其次,提高了会计信息的质量。过去人工做帐,由于帐务繁多,登帐、转帐、核算等复杂手续,容易产生误差或错误,而运用财务软件的转帐、核算等自动生成功能,不仅降低了误差,提高了准确度,并且节省了人手,缩短了帐务处理时间。

      第三,培育了初步繁荣的会计软件市场,培养了一批复合性人才,造就了一批会计软件公司,会计电算化向规范化、商品化、通用化、专业化方向发展。

      第四,为企业信息化建设提供了很好的经验,推动了企业管理软件市场的发展,财务软件用户除了对会计软件本身功能的需求外,还提出了对进销存、生产计划管理等一系列的需求,发展企业管理软件, 财务软件公司重任在肩。

      记者:前不久,在深圳举行了“首届会计信息化理论专家座谈会”,全国财政系统、科研院校及企业的近200名专家出席了会议,在这次被厦门大学王光远教授称作“为国家创新体系作实事”的会议上理论界首次提出了“从会计电算化到会计信息化”的发展方向,为什么会有“会计信息化”的提出呢?

      徐少春:我们提“会计信息化”是因为传统的会计信息系统已经不适应现代信息管理发展的要求:

      第一、传统会计信息系统是企业内部的信息“孤岛”。财务软件只局限于财务部门使用,其他部门如企业领导和管理人员要看财务报告、财务报表,还需要财务软件打印出来。另外,很多业务如生产、采购、库存、销售、人力资源等等都与会计信息紧紧联系在一起,有业务的发生就有会计信息的产生。但过去的财务软件没有与业务系统很好连接。

      第二、传统会计信息系统与企业外部的信息系统隔离。所有的商务交易还是要通过手工方式先开据纸张单据,然后再输入电脑。

      第三、传统会计信息系统是人工会计的模拟系统。以前尽管财务软件提高了会计工作的效率和会计信息的质量,但会计处理程序和方法基本上是把手工的一套移到电脑上去,我们很多企业的会计人员还要求电脑屏幕上显示的凭证和手工的一模一样,其实这种要求是不合理的。计算机技术发展到今天是以更大简化为目的,不断增大科技含量,内在越复杂,外在越简单,这是未来技发展的方向。

      第四、传统会计信息系统滞后于现代信息技术的发展。现在 INTERNET- INTRANET技术的发展已经到了我们无法想象的阶段,如果我们还在用孤立的PC处理个案,那么企业的管理决策、预算、投资、生产决策就会因信息量不足而出现失误。最后、“会计信息化”的提法是把会计的服务管理职能放在现在和未来的信息大环境中考虑的,是观念上的转变,我们变革的目的是为了谋求发展。

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    会计信息系统的结构将与企业信息系统的整体结构相适应,与不断优化的业务过程相适应,真正做到信息集成与共享。而会计信息系统的功能也不只是会计核算和财务分析,还将更多地分析与挖掘会计历史信息、当前信息和预测信息,达到“向所有相关决策者提供满足决策需求信息”的目的。
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