如何建立财务共享中心

　　整合关键

　　财务共享服务，并非由财务部门主动发起，而是随着集团公司的管理变革而产生。共享服务建立之初，必不可少的成功条件是明晰的愿景战略及管理高层的支持，其中整合好多种要素是重中之重。亟待整合的关键之处归结起来，一为IT系统，一为组织架构。

　　在财务共享服务中心模式下，远程财务流程要求建立强大的网络系统以及企业信息系统，将此作为IT平台。其中，统一的ERP系统是财务共享服务平台搭建成功的必要条件，其作用在于，将所有财务制度固化在统一的数据库中，由信息系统进行统一设定，从而保证总部的战略得到有效贯彻落实。

　　如果集团原本使用多种ERP系统，如SAP、QAD等，那必须先在集团内推行统一的ERP。如果系统间实在无法统一，至少也要做到互相兼容。

　　流程管理要点

　　流程管理主要有四大要点，包括服务水平协议、收费标准、单据归档、持续优化。

　　第一，在运作财务共享服务中心之前，必须制定服务水平协议，这是以后服务中心与各单位互相沟通及业务评估的一个重要依据。服务水平协议的确认，需要各公司的财务经理、集团财务总监与共享服务中心负责人统一观点，才能得到最终结果。此后，中心的所有工作都将基于服务水平协议，各公司则可根据服务水平协议评估共享服务中心的绩效，避免未来可能发生的冲突。

　　第二，在流程再造的过程中，所有的业务流程都会被拆解到最小单元，而这个最小单元就是收费标准的基础。对这个最小单元的复杂程度、重要性、容易出现差错的可能性、耗费时间等几方面进行综合考量，设定该项工作的标准数，以此把所有的工作量都进行标准化。这类似于制造业里的标准成本法，通过标准化来制定收费依据。收费标准也是服务水平协议的一个部分，并且需要在每一年对其进行重新审视、重新评估。

　　第三，在单据归档上，一种方式是将单据存放在分公司、子公司所在地。处理业务时，先将单据集中到服务中心处理，待存档、分类进行完毕后，在每年的审计开始前，把所有的单据发还各公司，以便在当地进行档案管理。另一种，则是统一保管在服务中心所在地。尽管如此，但在单据发生后的前几年(通常在3至5年)凭证仍保存在公司当地。超过一定年份的凭证很少被查阅，这些凭证可统一托管到服务中心。这要求服务中心所在地要有相当规模的档案中心，能够像图书馆一样为各公司保管大量凭证。此外，传递凭证时，可考虑采用影像系统来进行，把单据通过影像扫描的形式传递到中心，处理完毕后将凭证打印出来整理即可。

　　第四，共享服务中心需要贯彻持续改进的理念。在此间，可以使用6sigma的方法，循环往复、不断审视流程，发现其中问题、分析原因，并及时提出解决方案。在日常工作流程中，可设置专门的流程控制人员，譬如流程经理，与业务人员一起审视业务在共享服务中心里运行的所有流程。流程优化过程中，由流程经理作为流程优化项目团队的主要发起人、或者也可以由管理经理来进行整个项目的管理。团队成立后，问题解决方案的提出、问题解决的关键以及解决方案的效果分析都要由流程优化人员进行跟进，直至项目结束。持续优化的思想方式，将帮助服务中心SSC顺应外界变化，不断提升财务工作的价值增值。

财务共享服务中心作为一种新的财务管理模式正在大型集团企业中兴起与推广。如何建立财务共享服务中心? 如何掌握共享中心从无到有的全过程？
元年研究院认为，财务共享服务中心的建设，通常会涉及到五个关键点，即战略定位、组织架构、流程再造、系统搭建和运营管理。（见图1）

要点一：战略定位战略定位是指为了配合公司整体经营战略而确定的财务共享服务中心未来工作的主要目标，以及为达成目标而采取的行动。战略定位主要包括财务共享服务中心的战略目标、运营模式和战略结构。
战略定位是建立财务共享服务中心首先需要考虑的内容，对其他方面起着决定性的作用。下图为 某集团企业的财务共享服务中心战略结构。（见图2）

要点二：组织架构
组织的调整和重新架构是企业建立财务共享中心需要认真考虑的问题，也是很多集团企业在推进财务共享中心建设时面临的一大难题。
在建立财务共享服务中心的时候，需要明确财务共享服务中心在集团整体架构中的具 置，即需要定位财务共享服务中心与集团总部财务、成员公司财务之间的隶属或平行关系。
在此基础上，企业需要重新构建自己的财务组织，以满足财务共享服务中心运行的需要。下图为某集团企业的财务组织架构，财务共享中心与财务部平行，均属CFO领导。（见下图3）

要点三：流程再造
实行财务共享之前，企业的报账、核算、结算的流程都是分散在各业务单元单独进行的，每个业务单元都有自身的流程，而每个流程上的运行标准、效率和风险管理规范都不尽相同。
而要建立财务共享服务中心，应按照统一的要求，调整各业务单元现有财务业务流程，并将简单的事务性的会计核算工作向集团总部集中，将财务权限上收，缩减地方财务人员编制，并最终制定一套适合所有业务单元的业务流程。
下图为以总账业务为例的流程设计，总账业务的流程范围如下。（见下图4）

要点四：系统搭建
一个集中、完善的信息系统平台是实现财务共享的基础和保障，是建立财务共享服务中心的物质基础。只有在信息系统的支持下，财务共享服务才能够跨越地理距离的障碍，向其服务对象提供内容广泛的、持续的、反应迅速的服务，才能够顺利完成组织和流程的再造。
因此，信息系统平台的统一搭建和整合是实现财务共享服务的关键环节。
下图为财务共享服务核心信息系统。（见图5）

要点五：运营管理
财务共享中心建成之后的首要任务，是规划财务共享中心的运营管理体系。财务共享服务中心，和企业传统的财务组织不同，不能够再沿用传统的财务组织的运营管理方式，必须针对财务共享服务中心本身的特点，以及本企业的需要，重新建立财务共享服务中心的运营管理体系。
财务共享服务中心的运营管理体系包括制定服务水平协议、绩效管理、人员管理、知识管理、制度管理、服务管理，等等。